¿Qué son las transacciones contables?

Las transacciones contables se utilizan para realizar un seguimiento de los activos, pasivos y capital contable de una empresa. La mayoría de las compañías registran las transacciones contables en un libro mayor que refleja débitos y créditos. Los documentos financieros, como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujos de efectivo se basan en las transacciones registradas en el libro mayor. Los tipos básicos de transacciones que podrían ocurrir afectarán el efectivo, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar de una empresa.

Cuando se realizan transacciones contables, las entradas de débito aumentan los activos o disminuyen los pasivos. Los créditos hechos a las cuentas del libro mayor disminuyen los activos o aumentan los pasivos. En términos de capital contable, los débitos disminuyen las acciones comunes y las ganancias retenidas, mientras que los créditos los aumentan. Los ingresos se incrementan por las entradas de crédito y los gastos se incrementan por los débitos.

En todo momento, los activos deben ser iguales a los pasivos más el capital contable. Por lo tanto, cualquier transacción contable que se realice debe tener un efecto igual y opuesto en ambos lados de la ecuación. Por ejemplo, cuando una compañía emite acciones comunes, deben ocurrir dos entradas separadas. El primero sería un aumento en efectivo por el valor de pago recibido y el segundo sería un aumento en las acciones ordinarias para reflejar el nuevo monto monetario de las acciones en circulación.

Del mismo modo, cuando una empresa recibe un pago por servicios que aún no se han prestado, se realizarán dos transacciones contables. Se hará uno para aumentar el efectivo. Otro aumentará la cantidad de ingresos no ganados. Esta clasificación de cuenta se considera una responsabilidad ya que la empresa aún necesita realizar los servicios.

Los pagos de gastos tienden a resultar en dos transacciones que disminuyen tanto los activos como el capital contable. Por ejemplo, cuando una compañía paga el alquiler, realizará una transacción para disminuir el efectivo por el monto del gasto. Se realizará una entrada correspondiente para disminuir el capital contable en la misma cantidad.

Las transacciones típicas contra cuentas por pagar pueden implicar la compra de suministros de oficina a crédito. Esto dará como resultado una entrada para aumentar los suministros en la cantidad monetaria que se compró. Dado que los suministros se consideran activos, los pasivos también deberán incrementarse. Dado este escenario, las cuentas por pagar se aumentarían en la misma cantidad.

En el caso de que una empresa preste servicios y envíe una factura de pago, las cuentas por cobrar se aumentarían en lugar de efectivo. Esto se debe al hecho de que el pago aún no se ha recibido, pero una cuenta de activo aún debe ser cargada. La entrada correspondiente sería un aumento en el capital contable de los ingresos por servicios.