Jakie są transakcje księgowe?
Transakcje księgowe służą do śledzenia aktywów, pasywów i kapitału własnego spółki. Większość firm rejestruje transakcje księgowe w księdze głównej, która odzwierciedla obciążenia i kredyty. Dokumenty finansowe, takie jak bilans, rachunek zysków i strat oraz zestawienie przepływów pieniężnych, opierają się na transakcjach zapisanych w księdze głównej. Podstawowe rodzaje transakcji, które mogą wystąpić, wpłyną na środki pieniężne, należności i zobowiązania spółki.
Podczas dokonywania transakcji księgowych zapisy debetowe albo zwiększają aktywa, albo zmniejszają zobowiązania. Kredyty na kontach księgi głównej zmniejszają aktywa lub zwiększają zobowiązania. Jeśli chodzi o kapitał własny akcjonariuszy, obciążenia zmniejszają akcje zwykłe i zyski zatrzymane, a kredyty je zwiększają. Przychody powiększane są o zapisy kredytowe, a wydatki powiększane o obciążenia.
Przez cały czas aktywa muszą być równe zobowiązaniom powiększonym o kapitał własny akcjonariuszy. Dlatego wszelkie dokonywane transakcje księgowe powinny mieć jednakowy i przeciwny efekt po obu stronach równania. Na przykład, gdy firma wydaje akcje zwykłe, powinny wystąpić dwa osobne wpisy. Pierwszym z nich byłby wzrost gotówki z tytułu otrzymanej wartości płatności, a drugim byłby wzrost akcji zwykłych w celu odzwierciedlenia nowej kwoty pieniężnej akcji pozostających w obrocie.
Podobnie, gdy firma otrzyma zapłatę za usługi, które nie zostały jeszcze wykonane, zostaną wykonane dwie transakcje księgowe. Powstanie jeden, aby zwiększyć gotówkę. Kolejny zwiększy kwotę niezrealizowanych przychodów. Ta klasyfikacja konta jest uważana za zobowiązanie, ponieważ firma nadal musi świadczyć usługi.
Płatności wydatków powodują zwykle dwie transakcje, które zmniejszają zarówno aktywa, jak i kapitał własny. Na przykład, gdy firma płaci czynsz, dokona jednej transakcji, aby zmniejszyć gotówkę o kwotę kosztu. Zostanie dokonany odpowiedni wpis w celu zmniejszenia kapitału własnego o tę samą kwotę.
Typowe transakcje z zobowiązaniami mogą obejmować zakup materiałów biurowych na kredyt. Spowoduje to jeden wpis w celu zwiększenia dostaw o kwotę pieniężną, która została zakupiona. Ponieważ dostawy uznaje się za aktywa, należy również zwiększyć zobowiązania. Biorąc pod uwagę ten scenariusz, zobowiązania do zapłaty wzrosłyby o tę samą kwotę.
W przypadku, gdy firma wykonuje usługi i wysyła rachunek do zapłaty, należność zwiększyłaby się zamiast gotówki. Wynika to z faktu, że płatność nie została jeszcze otrzymana, ale konto aktywów nadal wymaga obciążenia. Odpowiednim wpisem byłby wzrost kapitału własnego w przychodach z usług.