¿Qué son las facturas en exceso de los costos?

"Facturación en exceso de los costos" es un término utilizado en la contabilidad financiera para referirse a situaciones en las que la cantidad facturada al cliente excede los ingresos que realmente se han ganado. Hasta que se obtengan esos ingresos, se contabilizan como pasivos en los libros de contabilidad de la compañía. Este tipo de situación de sobrefacturación generalmente ocurre en industrias donde es común facturar los servicios por adelantado, como en la construcción.

Uno de los ejemplos más comunes de cómo se usa este término se encuentra con el proceso de facturación utilizado por muchos contratistas. En este escenario, no es inusual que un contratista facture a los clientes con anticipación por el trabajo contratado pero que aún no se ha realizado. El entendimiento es que el trabajo se completará dentro de un período de tiempo razonable. Mientras tanto, las cuentas por cobrar facturadas serán más que los ingresos reales obtenidos, y se contabilizarán como un pasivo en los registros financieros del contratista. A medida que se termina el trabajo y los ingresos se consideran ganados, el monto disminuye hasta que el monto ya no se clasifica como un pasivo.

Los proveedores a veces usan la facturación en exceso de los costos como un medio para controlar los gastos y evitar la necesidad de usar crédito o pedir préstamos para pagar los materiales necesarios por adelantado. Al asegurar algunos pagos anticipados de los clientes, esos fondos se pueden usar para cubrir todos los costos asociados con el trabajo, ya que el efectivo está disponible para pagar la mano de obra, los materiales o cualquier otra tarea relevante para completar el trabajo. Cuando se gestiona adecuadamente, esto significa que, una vez que se completa el proyecto, no hay que demorar los costos pendientes y el proveedor tiene a la mano cualquier beneficio que se genere más allá de los gastos del trabajo.

Si bien esta práctica es aceptada en varias industrias, este enfoque crea la necesidad de administrar cuidadosamente la facturación asociada con cada cliente de formas que no serían necesarias si la facturación se realizara en el momento en que se ganó el dinero. Se debe tener cuidado de rastrear el progreso del trabajo o la prestación de servicios para que la responsabilidad se reduzca con precisión. Además, si el proveedor tiene varios proyectos diferentes que se llevan a cabo simultáneamente, debe evitar el uso de fondos transportados como un pasivo para comprar suministros para un trabajo cuando, de hecho, los ingresos están asociados con un trabajo diferente. De lo contrario, puede crear rápidamente una imagen falsa de lo que se ha facturado o no con un trabajo determinado, lo que genera problemas tanto para el cliente como para el proveedor.