Wat zijn facturen met een overschot aan kosten?
"Facturering boven de kosten" is een term die in de financiële boekhouding wordt gebruikt om te verwijzen naar situaties waarin het aan de klant gefactureerde bedrag hoger is dan de daadwerkelijk verdiende inkomsten. Totdat die inkomsten zijn verdiend, worden ze als passiva in de boekhouding van de onderneming opgenomen. Dit type overfacturatie komt meestal voor in industrieën waar het gebruikelijk is om vooraf te factureren voor diensten, zoals in de bouw.
Een van de meest voorkomende voorbeelden van hoe deze term wordt gebruikt, is te vinden bij het factureringsproces dat door veel aannemers wordt gebruikt. In dit scenario is het niet ongebruikelijk dat een aannemer klanten vooraf factureert voor werk dat is gecontracteerd maar nog niet is uitgevoerd. Het is de bedoeling dat het werk binnen een redelijke termijn wordt voltooid. In de tussentijd zullen de gefactureerde debiteuren meer zijn dan de daadwerkelijk verdiende inkomsten en worden deze als een verplichting opgenomen in de financiële administratie van de aannemer. Naarmate het werk is voltooid en de inkomsten als verdiend worden beschouwd, neemt het bedrag af totdat het bedrag niet langer als een verplichting wordt aangemerkt.
Aanbieders gebruiken soms facturen die de kosten overschrijden als een manier om de kosten te beheersen en de noodzaak te vermijden om krediet te gebruiken of leningen aan te gaan om vooraf de benodigde materialen te betalen. Door bepaalde voorschotten van klanten te verzekeren, kunnen die fondsen worden gebruikt om alle kosten te dekken die aan het werk zijn verbonden, omdat het contante geld voorhanden is om arbeid, materialen of andere voor de uitvoering van de taak relevante taken te betalen. Wanneer het op de juiste manier wordt beheerd, betekent dit dat, zodra het project is voltooid, er geen aanhoudende kosten meer hoeven te worden afgewikkeld en de leverancier alle winst in handen heeft die de werkkosten overschrijdt.
Hoewel deze praktijk in een aantal industrieën wordt geaccepteerd, creëert deze aanpak de noodzaak om de facturering van elke klant zorgvuldig te beheren op manieren die niet nodig zouden zijn als de facturering plaatsvond op het moment dat het geld daadwerkelijk werd verdiend. Zorg ervoor dat de voortgang van het werk of de levering van diensten wordt gevolgd, zodat de aansprakelijkheid nauwkeurig wordt verminderd. Als de aanbieder bovendien verschillende projecten tegelijkertijd heeft, moet hij vermijden dat als een verplichting meegedragen middelen worden gebruikt om voor één taak voorraden te kopen, terwijl de inkomsten in feite samenhangen met een andere baan. Als u dit niet doet, kan snel een vals beeld ontstaan van wat werk wel en niet is gefactureerd bij een bepaalde taak, waardoor problemen ontstaan voor zowel de klant als de provider.