Hva er faktureringer i overkant av kostnader?

"Fakturering utover kostnader" er et begrep som brukes i finansregnskap for å referere til situasjoner der beløpet som faktureres kunden overstiger inntektene som faktisk er opptjent. Inntil disse inntektene er opptjent, blir de ført som forpliktelser i selskapets regnskapsbøker. Denne typen overbelastningssituasjoner forekommer vanligvis i bransjer der det er vanlig å fakturere tjenester på forhånd, for eksempel i bygg og anlegg.

Et av de vanligste eksemplene på hvordan dette begrepet brukes, finner vi ved faktureringsprosessen som brukes av mange entreprenører. I dette scenariet er det ikke uvanlig at en entreprenør fakturerer kunder på forhånd for arbeid som er inngått, men ennå ikke er utført. Forståelsen er at arbeidet skal fullføres innen rimelig tid. I mellomtiden vil fakturering av kundefordringer være mer enn de faktiske inntektene som er opptjent, og føres som en forpliktelse i entreprenørens økonomiske poster. Når arbeidet er ferdig og inntektene anses opptjent, reduseres beløpet til beløpet ikke lenger er klassifisert som en forpliktelse.

Tilbyderne bruker noen ganger faktureringer utover kostnader som et middel til å kontrollere utgifter og unngå nødvendigheten av å bruke kreditt eller ta lån for å betale for materialer som trengs foran. Ved å sikre noen forskuddsbetalinger fra kunder, kan disse midlene brukes til å dekke alle kostnader forbundet med arbeidet, siden kontantene er til rådighet for å betale for arbeidskraft, materiell eller andre oppgaver som er relevante for å fullføre jobben. Når det administreres riktig betyr det at når prosjektet først er fullført, er det ingen dvelende kostnader som må gjøres opp, og leverandøren har i hånden noe overskudd som genereres utover jobbutgiftene.

Selv om denne praksisen er akseptert i en rekke bransjer, skaper denne tilnærmingen behovet for å nøye administrere faktureringene knyttet til hver enkelt klient på måter som ikke ville være nødvendig hvis fakturering fant sted på det tidspunktet pengene faktisk ble tjent. Det må utvises forsiktighet for å spore fremdriften i arbeidet eller levering av tjenester slik at ansvaret reduseres nøyaktig. Hvis leverandøren har flere forskjellige prosjekter som foregår samtidig, må den i tillegg unngå å bruke midler som er båret som en forpliktelse til å kjøpe forsyninger til en jobb når faktisk inntektene er knyttet til en annen jobb. Unnlatelse av å gjøre dette kan raskt skape et falskt bilde av hva arbeid har og ikke har blitt fakturert med en gitt jobb, noe som kan skape problemer for både klienten og leverandøren.