Jakie są naliczenia przekraczające koszty?

„Rachunki przekraczające koszty” to termin stosowany w rachunkowości finansowej w odniesieniu do sytuacji, w których kwota zafakturowana klientowi przekracza faktycznie osiągnięte przychody. Do momentu uzyskania tych przychodów są one wykazywane jako zobowiązania w księgach rachunkowych spółki. Ten rodzaj nadmiernej faktury występuje zwykle w branżach, w których często z góry rozliczane są usługi, np. W budownictwie.

Jednym z najczęstszych przykładów użycia tego terminu jest proces fakturowania stosowany przez wielu kontrahentów. W tym scenariuszu nie jest niczym niezwykłym, że kontrahent z góry wystawia rachunki klientom za prace, które zostały zakontraktowane, ale jeszcze nie zostały wykonane. Rozumie się, że praca zostanie ukończona w rozsądnym czasie. W międzyczasie fakturowane należności będą wyższe niż faktycznie osiągnięte przychody i będą wykazywane jako zobowiązanie w dokumentacji finansowej kontrahenta. Po zakończeniu pracy i uznaniu przychodów za zarobione kwota zmniejsza się, dopóki kwota nie będzie już klasyfikowana jako zobowiązanie.

Dostawcy czasami wykorzystują rozliczenia przekraczające koszty jako środek kontrolujący wydatki i unikający konieczności korzystania z kredytu lub zaciągania pożyczek w celu zapłaty za materiały potrzebne z góry. Zabezpieczając niektóre zaliczki od klientów, fundusze te można wykorzystać na pokrycie wszystkich kosztów związanych z pracą, ponieważ gotówka jest gotowa na pokrycie kosztów pracy, materiałów lub innych zadań związanych z wykonaniem pracy. Przy odpowiednim zarządzaniu oznacza to, że po zakończeniu projektu nie ma konieczności pokrycia kosztów stałych, a dostawca ma pod ręką wszelkie zyski, które są generowane ponad koszty pracy.

Chociaż ta praktyka jest akceptowana w wielu branżach, podejście to stwarza potrzebę ostrożnego zarządzania rozliczeniami związanymi z każdym klientem w sposób, który nie byłby konieczny, gdyby fakturowanie miało miejsce w momencie faktycznego zarobienia pieniędzy. Należy dołożyć starań, aby śledzić postęp prac lub świadczenia usług, tak aby odpowiedzialność została dokładnie zmniejszona. Ponadto, jeśli dostawca ma równolegle kilka różnych projektów, musi unikać wykorzystywania środków przeniesionych jako zobowiązanie do zakupu materiałów eksploatacyjnych do jednego zadania, podczas gdy w rzeczywistości dochód jest związany z innym zleceniem. Niezastosowanie się do tego może szybko stworzyć fałszywy obraz tego, co praca ma i nie została rozliczona z danym zadaniem, stwarzając problemy zarówno dla klienta, jak i dostawcy.