Jakie są rachunki przekraczające koszty?

„Billings przekraczający koszty” to termin stosowany w rachunkowości finansowej w odniesieniu do sytuacji, w których kwota fakturowana do klienta przekracza przychody, które faktycznie zostały zarobione. Dopóki przychody te nie zostaną uzyskane, są one przenoszone jako zobowiązania w książkach księgowych firmy. Ten rodzaj sytuacji nadmiernej występuje zwykle w branżach, w których powszechne jest z góry rachunek za usługi, na przykład w budownictwie.

Jeden z najczęstszych przykładów tego, w jaki sposób stosuje się ten termin, znajduje się w procesie rozliczeniowym używanym przez wielu kontrahentów. W tym scenariuszu nie jest niczym niezwykłym, że wykonawca wystawia rachunki z wyprzedzeniem za pracę, która jest zawarta, ale jeszcze nie została wykonana. Zrozumienie jest to, że praca zostanie zakończona w rozsądnym okresie. Tymczasem rozliczane należności będą więcej niż rzeczywiste uzyskane przychody i ponoszone jako zobowiązanie w dokumentacji finansowej wykonawcy. Gdy prace są zakończone, a przychody są konsekwentneRed zarobił, kwota maleje, aż kwota nie zostanie już zaklasyfikowana jako zobowiązanie.

Dostawcy czasami używają rachunków przekraczających koszty jako sposób kontrolowania wydatków i unikania konieczności korzystania z kredytu lub udzielania pożyczek w celu opłacenia materiałów potrzebnych z góry. Zabezpieczając zaliczki od klientów, fundusze te mogą być wykorzystywane na pokrycie wszystkich kosztów związanych z pracą, ponieważ gotówka jest w stanie zapłacić za pracę, materiały lub inne zadanie istotne do wykonania pracy. Po odpowiednim zarządzaniu oznacza to, że po ukończeniu projektu nie ma żadnych utrzymywanych kosztów do rozstrzygania, a dostawca ma pod ręką wszelkie generowane zyski poza wydatkami pracy.

Chociaż praktyka ta jest akceptowana w wielu branżach, takie podejście tworzy potrzebę starannego zarządzania rozliczeniami związanymi z każdym klientem w sposób, który nie byłbykonieczne, jeśli faktycznie odbyło się w momencie, gdy pieniądze zostały rzeczywiście zarobiono. Należy zachować ostrożność w celu śledzenia postępu pracy lub świadczenia usług, aby odpowiedzialność została dokładnie zmniejszona. Ponadto, jeśli dostawca ma kilka różnych projektów odbywających się jednocześnie, musi unikać wykorzystywania funduszy ponoszonych jako zobowiązania do kupowania dostaw za jedną pracę, podczas gdy w rzeczywistości przychody są związane z inną pracą. Nieprzestrzeganie tego może szybko stworzyć fałszywy obraz tego, co działała i nie została rozliczona za daną pracę, tworząc problemy zarówno dla klienta, jak i dostawcy.