¿Cuáles son los mejores consejos para la gestión de cuentas por pagar?
La administración de cuentas por pagar se preocupa de pagar cada factura a tiempo o de hablar con proveedores que no pueden pagarse a tiempo para llegar a un acuerdo. Para garantizar que el dinero limitado se use correctamente, las facturas más urgentes deben pagarse rápidamente. Si no hay suficiente dinero pero hay muchas facturas que deben pagarse, entonces un consejo para la administración de cuentas por pagar es saber cuándo solicitar un préstamo o crédito. El dinero generalmente tiene un suministro limitado para la mayoría de las empresas, por lo que puede ser mejor transferir dinero el último día para mantener abierto el suministro de dinero. Los sistemas automatizados pueden ser útiles con la administración de cuentas por pagar, especialmente si regularmente hay cientos de facturas.
La mayoría de las facturas en el departamento de cuentas por pagar se pueden priorizar; por ejemplo, el impuesto sobre la renta debería ser una alta prioridad, mientras que las facturas más pequeñas pueden tener una prioridad más baja. Si el negocio no tiene mucho dinero, entonces un consejo para la administración de cuentas por pagar es seleccionar qué facturas se pagan a tiempo y qué facturas se pagarán tarde. Las facturas de alta prioridad deben pagarse lo antes posible, y los empleados deben hablar con vendedores o establecimientos de baja prioridad para explicar la situación y llegar a un acuerdo; de lo contrario, esos proveedores pueden negarse a seguir trabajando con el negocio.
A veces, las facturas no se pueden priorizar adecuadamente, porque todas son de alta prioridad. Si esto sucede y no hay suficiente dinero para pagarlos a todos, entonces un consejo para la administración de cuentas por pagar es saber cuándo buscar dinero extra. Esto puede ser en forma de préstamos o crédito. Por lo general, es mejor evitar esto, porque incurre en otro costo, pero puede ser necesario.
Tener una gran cantidad de dinero suele ser bueno para un negocio, porque puede necesitarlo para costos inesperados. Para mantener este grupo lo más grande posible, el equipo de administración de cuentas por pagar debe autorizar los pagos el último día posible para que se consideren pagados a tiempo. Esto se puede hacer mediante transferencia electrónica para que el equipo de cuentas por pagar pueda estar seguro de que el pago se envía y recibe rápidamente.
Las grandes empresas pueden tener cientos o miles de facturas que deben pagarse mensualmente, y esto puede ser difícil para el departamento de cuentas por pagar para mantenerse al día manualmente. Una forma de facilitar el trabajo es utilizar un software de pago automatizado. Esto ayuda a realizar un seguimiento de cuándo se requieren pagos, completa la información para pagar la factura y generalmente se mueve mucho más rápido que un trabajador humano. Es posible que las empresas más pequeñas no requieran un sistema automatizado, especialmente si solo hay unas pocas facturas cada mes.