Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania zobowiązaniami?
Zarządzanie zobowiązaniami polega na terminowym płaceniu każdej faktury lub rozmowie z dostawcami, których nie można zapłacić na czas w celu wypracowania kompromisu. Aby zapewnić prawidłowe wykorzystanie ograniczonych środków, najbardziej pilne rachunki należy płacić szybko. Jeśli nie ma wystarczającej ilości pieniędzy, ale istnieje wiele faktur, które należy zapłacić, jedną wskazówką dotyczącą zarządzania zobowiązaniami jest wiedzieć, kiedy szukać pożyczki lub kredytu. W przypadku większości firm podaż pieniądza jest zazwyczaj ograniczona, dlatego najlepiej jest przelać pieniądze ostatniego dnia, aby utrzymać podaż pieniądza otwartą. Zautomatyzowane systemy mogą być przydatne do zarządzania zobowiązaniami, zwłaszcza jeśli regularnie wystawiane są setki faktur.
Większość rachunków w dziale zobowiązań może mieć priorytet; na przykład podatek dochodowy powinien mieć wysoki priorytet, podczas gdy mniejsze rachunki mogą mieć niższy priorytet. Jeśli firma nie ma dużo pieniędzy, wskazówką dla zarządzania zobowiązaniami jest wybranie, które rachunki będą płacone na czas i jakie rachunki będą spłacane z opóźnieniem. Rachunki o najwyższym priorytecie należy opłacać jak najszybciej, a pracownicy powinni rozmawiać z dostawcami lub zakładami o niskim priorytecie, aby wyjaśnić sytuację i wypracować kompromis; w przeciwnym razie dostawcy ci mogą odmówić kontynuowania współpracy z firmą.
Czasami rachunki nie mogą być odpowiednio uszeregowane priorytetowo, ponieważ wszystkie mają wysoki priorytet. Jeśli tak się stanie i nie ma wystarczającej ilości pieniędzy, aby zapłacić je wszystkie, wskazówką dla zarządzania zobowiązaniami jest wiedzieć, kiedy szukać dodatkowych pieniędzy. Może to być w formie pożyczek lub kredytów. Zazwyczaj najlepiej tego uniknąć, ponieważ wiąże się to z kolejnymi kosztami, ale może być konieczne.
Posiadanie dużej puli pieniędzy jest zwykle dobre dla firmy, ponieważ może być potrzebne na nieoczekiwane koszty. Aby utrzymać tę pulę tak dużą, jak to możliwe, zespół zarządzający zobowiązaniami powinien autoryzować płatności w ostatnim możliwym dniu, aby można je uznać za spłacone na czas. Można tego dokonać przelewem elektronicznym, dzięki czemu zespół ds. Zobowiązań może mieć pewność, że płatność zostanie wysłana i odebrana szybko.
Duże firmy mogą mieć setki lub tysiące faktur, które muszą być płacone co miesiąc, i może to być trudne dla działu zobowiązań, aby nadążyć za ręcznie. Jednym ze sposobów na ułatwienie pracy jest użycie oprogramowania do automatycznych płatności. Pomaga to śledzić, kiedy płatności są wymagane, wypełnia informacje dotyczące płatności faktury i zwykle porusza się znacznie szybciej niż pracownik ludzki. Mniejsze firmy mogą nie wymagać zautomatyzowanego systemu, zwłaszcza jeśli miesięcznie wystawianych jest tylko kilka faktur.