Quais são as melhores dicas para o gerenciamento de contas a pagar?
O gerenciamento de contas a pagar se preocupa em pagar todas as faturas em dia ou em conversar com fornecedores que não podem ser pagos a tempo de concluir um compromisso. Para garantir que o dinheiro limitado seja usado corretamente, as contas mais urgentes devem ser pagas rapidamente. Se não houver dinheiro suficiente, mas houver muitas faturas que precisam ser pagas, uma dica para o gerenciamento de contas a pagar é saber quando procurar um empréstimo ou crédito. Normalmente, o dinheiro é insuficiente para a maioria das empresas; portanto, é melhor transferir dinheiro no último dia para mantê-lo aberto. Os sistemas automatizados podem ser úteis com o gerenciamento de contas a pagar, especialmente se houver regularmente centenas de faturas.
A maioria das contas no departamento de contas a pagar pode ser priorizada; por exemplo, o imposto de renda deve ser de alta prioridade, enquanto as contas menores podem ter menor prioridade. Se a empresa não tiver muito dinheiro, uma dica para o gerenciamento de contas a pagar é selecionar quais contas serão pagas pontualmente e quais serão pagas com atraso. As contas com prioridade máxima devem ser pagas o mais rápido possível, e os funcionários devem conversar com fornecedores ou estabelecimentos de baixa prioridade para explicar a situação e elaborar um compromisso; caso contrário, esses fornecedores podem se recusar a continuar trabalhando com a empresa.
Às vezes, as contas não podem ser adequadamente priorizadas, porque todas são de alta prioridade. Se isso acontecer e não houver dinheiro suficiente para pagar a todos, uma dica para o gerenciamento de contas a pagar é saber quando procurar dinheiro extra. Isso pode ser na forma de empréstimos ou crédito. Normalmente, é melhor evitar isso, porque incorre em outro custo, mas pode ser necessário.
Ter um grande estoque de dinheiro normalmente é bom para uma empresa, porque pode ser necessário para custos inesperados. Para manter esse pool o maior possível, a equipe de gerenciamento de contas a pagar deve autorizar pagamentos no último dia possível a serem considerados pontuais. Isso pode ser feito por meio de transferência eletrônica, para que a equipe de contas a pagar possa garantir que o pagamento seja enviado e recebido rapidamente.
As grandes empresas podem ter centenas ou milhares de faturas que precisam ser pagas mensalmente, e isso pode ser difícil para o departamento de contas a pagar acompanhar manualmente. Uma maneira de facilitar o trabalho é usar o software de pagamento automatizado. Isso ajuda a acompanhar quando os pagamentos são necessários, preenche informações para o pagamento da fatura e geralmente se move muito mais rápido do que um trabalhador humano. Empresas menores podem não exigir um sistema automatizado, especialmente se houver apenas algumas faturas por mês.