¿Cuáles son los diferentes procedimientos de manejo de efectivo?
Hay muchos procedimientos diferentes de manejo de efectivo que puede establecer una empresa u organización para aquellos involucrados en el conteo, manejo y supervisión de efectivo para esa compañía. Los procedimientos generales comunes incluyen el uso de cámaras para monitorear áreas donde el efectivo se maneja con frecuencia, el uso de una caja fuerte para efectivo y políticas sobre quién tiene acceso a esa caja fuerte. También hay procedimientos de manejo de efectivo más específicos que se pueden considerar, como quién debe estar presente para anular una transacción, las formas en que los empleados pueden acceder a una caja registradora y las calificaciones requeridas para los empleados que manejan efectivo para una empresa.
Los procedimientos de manejo de efectivo son generalmente reglas y políticas establecidas por una empresa o agencia que implica el manejo frecuente de efectivo. Las empresas minoristas, por ejemplo, a menudo establecen una serie de procedimientos para los cajeros, gerentes y otros asociados involucrados en el manejo diario de efectivo. Una política de manejo de efectivo sólida y efectiva puede ayudar a prevenir el robo de empleados y clientes, así como las pérdidas accidentales debido a un conteo erróneo de dinero.
La mayoría de las compañías y agencias establecen procedimientos específicos de manejo de efectivo basados en las necesidades del negocio, aunque algunos procedimientos y políticas generales son bastante comunes. Las empresas que manejan una gran cantidad de efectivo diariamente a menudo usan cajas fuertes que están cerradas y almacenadas dentro de una habitación cerrada. Incluso pequeñas cantidades de efectivo se pueden guardar en una caja cerrada y aseguradas en un cajón o archivador cerrado para un manejo más seguro del efectivo.
Los procedimientos de manejo de efectivo generalmente indican quién tiene acceso a la llave de esta habitación o gabinete, y esta persona a menudo es diferente de la que conoce la combinación de la caja fuerte. Ambas personas suelen ser diferentes de la persona que realmente cuenta el dinero en la caja fuerte. Estos procedimientos de manejo de efectivo proporcionan una mayor distribución de las personas con acceso a efectivo, lo que puede ayudar a evitar que una sola persona robe dinero de una empresa u organización.
Muchas compañías minoristas establecen procedimientos de manejo de efectivo para los cajeros, que a menudo están diseñados para evitar el robo tanto dentro como fuera de la empresa. Esto puede incluir el uso de nombres de usuario y contraseñas para acceder a un registro, lo que impide que otros empleados y clientes abran un registro desatendido. Del mismo modo, muchas compañías requieren que un gerente o supervisor esté presente cuando se realiza una transacción inusual, como una compra que se anula o se emite un gran reembolso. Las compañías también realizan con frecuencia verificaciones de antecedentes o crédito de los empleados que pueden manejar efectivo, para asegurarse de que sean más confiables.