Quali sono le diverse procedure di gestione del contante?
Esistono molte diverse procedure di gestione della liquidità che possono essere stabilite da un'azienda o un'organizzazione per coloro che sono coinvolti nel conteggio, nella gestione e nella supervisione della liquidità per quella società. Le procedure generali comuni includono l'uso di telecamere per monitorare le aree in cui la liquidità viene frequentemente gestita, l'uso di una cassaforte per contanti e le politiche riguardanti chi ha accesso a tale cassaforte. Esistono anche procedure di gestione della liquidità più specifiche che possono essere prese in considerazione, ad esempio chi deve essere presente per annullare una transazione, i modi in cui i dipendenti possono accedere a un registratore di cassa e le qualifiche richieste per i dipendenti che gestiscono denaro per un'azienda.
Le procedure di gestione della liquidità sono in genere regole e politiche stabilite da un'azienda o agenzia che comportano una gestione frequente della liquidità. Le società di vendita al dettaglio, ad esempio, spesso stabiliscono una serie di procedure per cassieri, dirigenti e altri collaboratori coinvolti nella gestione giornaliera del contante. Una politica di gestione del contante forte ed efficace può aiutare a prevenire il furto di dipendenti e clienti, nonché perdite accidentali dovute a un conteggio errato del denaro.
La maggior parte delle aziende e agenzie stabilisce specifiche procedure di gestione del contante in base alle esigenze dell'azienda, sebbene alcune procedure e politiche generali siano abbastanza comuni. Le aziende che gestiscono una grande quantità di denaro su base giornaliera spesso usano cassette di sicurezza che sono bloccate e archiviate in una stanza chiusa a chiave. Anche piccole quantità di denaro possono essere conservate in una scatola chiusa a chiave e fissate in un cassetto chiuso a chiave o armadietto per una gestione più sicura del denaro.
Le procedure di gestione del contante indicano in genere chi ha accesso alla chiave di questa stanza o armadio e questa persona è spesso diversa da quella con conoscenza della combinazione della cassaforte. Entrambe queste persone sono in genere diverse dalla persona che conta effettivamente i soldi nella cassaforte. Queste procedure di gestione del contante forniscono una maggiore stratificazione di coloro che hanno accesso al contante, il che può aiutare a impedire a una sola persona di rubare denaro da un'azienda o organizzazione.
Molte società di vendita al dettaglio istituiscono procedure di gestione del contante per i cassieri, che sono spesso progettate per prevenire i furti sia all'interno che all'esterno dell'azienda. Ciò può includere l'uso di nomi utente e password per accedere a un registro, impedendo ad altri dipendenti e clienti di aprire un registro incustodito. Allo stesso modo, molte aziende richiedono la presenza di un manager o supervisore quando viene effettuata una transazione insolita, come un acquisto annullato o un grosso rimborso emesso. Inoltre, le aziende eseguono frequentemente controlli di background o di credito sui dipendenti che possono gestire liquidità, per garantire che abbiano maggiori probabilità di essere affidabili.