Quelles sont les différentes procédures de traitement des espèces?
Il existe de nombreuses procédures différentes de traitement des espèces qui peuvent être établies par une entreprise ou une organisation pour les personnes impliquées dans le comptage, le traitement et la supervision des espèces pour cette entreprise. Les procédures générales habituelles incluent l’utilisation de caméras pour surveiller les zones où l’argent est fréquemment manipulé, l’utilisation d’un coffre-fort et l’établissement de règles régissant l’accès au coffre-fort. Il existe également des procédures plus spécifiques de traitement des espèces qui peuvent être envisagées, telles que les personnes qui doivent être présentes pour annuler une transaction, les manières dont les employés peuvent accéder à une caisse enregistreuse et les qualifications requises pour les employés qui gèrent des espèces pour une entreprise.
Les procédures de traitement des espèces sont généralement des règles et des politiques établies par une entreprise ou une agence impliquant un traitement fréquent des espèces. Les entreprises de vente au détail, par exemple, établissent souvent un certain nombre de procédures pour les caissiers, les gestionnaires et autres associés impliqués dans le traitement quotidien des espèces. Une politique forte et efficace en matière de traitement des espèces peut aider à prévenir le vol des employés et des clients, ainsi que les pertes accidentelles dues à un calcul erroné des fonds.
La plupart des entreprises et agences établissent des procédures de traitement des espèces spécifiques en fonction des besoins de l'entreprise, bien que certaines procédures et règles générales soient assez courantes. Les entreprises qui manipulent quotidiennement beaucoup d’argent utilisent souvent des coffres-forts verrouillés et rangés dans une pièce fermée à clé. Même de petites quantités d'argent peuvent être conservées dans une boîte verrouillée et sécurisées dans un tiroir ou un classeur verrouillé pour un traitement plus sûr des espèces.
Les procédures de traitement des espèces indiquent généralement qui a accès à la clé de cette pièce ou de ce meuble et cette personne est souvent différente de celle qui connaît la combinaison au coffre-fort. Ces deux personnes sont généralement différentes de la personne qui compte l'argent dans le coffre-fort. Ces procédures de traitement des espèces permettent une plus grande superposition des personnes ayant accès aux espèces, ce qui peut aider à empêcher une seule personne de voler de l'argent à une entreprise ou à une organisation.
De nombreuses entreprises de vente au détail établissent des procédures de traitement des espèces pour les caissiers, qui sont souvent conçues pour empêcher le vol à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise. Cela peut inclure l'utilisation de noms d'utilisateur et de mots de passe pour accéder à un registre, ce qui empêche les autres employés et clients d'ouvrir un registre sans surveillance. De même, de nombreuses entreprises exigent la présence d’un responsable ou d’un superviseur lorsqu’une transaction inhabituelle est effectuée, telle qu’un achat annulé ou un remboursement important. Les entreprises effectuent également fréquemment des vérifications des antécédents ou de la solvabilité des employés susceptibles de manipuler des espèces pour s'assurer qu'ils sont plus susceptibles d'être dignes de confiance.