¿Cuáles son los diferentes tipos de libros contables?
Los libros contables se encuentran entre los documentos más comunes, y más importantes, en el sistema contable de una empresa. Si bien existen muchos tipos diferentes de libros de contabilidad, los más comunes son las ventas, compras, efectivo y libros de contabilidad generales. Cada uno de estos libros contables contiene un tipo específico de transacción comercial, lo que facilita que la empresa encuentre información en un momento posterior. Los contadores son responsables de preparar los libros de la compañía y registrar las transacciones en consecuencia. Los estados financieros son el resultado final de la información tomada de los libros de contabilidad de una empresa.
Los libros de contabilidad de ventas contienen todas las transacciones relacionadas con la venta de inventario o servicios a los clientes. Los contadores registran la fecha de la transacción, una breve descripción y el monto de la venta. El libro mayor generalmente contiene datos de un mes dado, ya que este es el procedimiento más común en los sistemas de contabilidad. Otra información, como descuentos de ventas, devoluciones u otras asignaciones, también puede estar en este libro mayor. Solo los datos relacionados con las ventas de la compañía deben estar en este libro de contabilidad en un momento dado.
Las compras tienen su propio libro separado en un sistema de contabilidad. Estos libros contables solo contienen información sobre el dinero que una empresa gasta para adquirir los artículos necesarios para ejecutar las operaciones comerciales. Los contadores enumeran información similar al libro de contabilidad de ventas, es decir, la fecha de la transacción, una breve descripción y el monto en dólares de los artículos comprados. Aquí también puede existir un libro auxiliar, llamado cuentas por pagar. Este libro auxiliar enumera todos los proveedores a quienes la compañía debe dinero por los bienes o servicios adquiridos.
Los libros de contabilidad de efectivo contienen todas las transacciones para actividades que usan efectivo. El propósito de este libro mayor es ayudar a una empresa a conciliar sus cuentas bancarias a fin de mes. En algunos casos, este libro mayor puede no tener una actividad abundante durante el mes dado el tamaño y la naturaleza del negocio. Los contadores generalmente registran las transacciones en efectivo, y luego, pueden entregar el libro mayor a un individuo que reconcilia la cuenta bancaria. La separación de funciones entre los contadores que manejan el libro mayor de efectivo ayuda a evitar que ocurran irregularidades, como fraude o malversación de fondos.
El libro mayor es un elemento clave para las transacciones que no se incluyen en el propósito de los otros libros de contabilidad. Los contadores a menudo usan este libro mayor como último recurso para las transacciones comerciales. El registro de demasiadas transacciones aquí puede dar como resultado la pérdida de información o datos que lleva algún tiempo analizar al encontrar información. Los contadores a menudo establecen reglas específicas para usar un libro mayor.