Wat zijn de verschillende soorten grootboekboeken?
Grootboekboeken behoren tot de meest voorkomende - en belangrijkste - documenten in het boekhoudsysteem van een bedrijf. Hoewel er veel verschillende soorten grootboeken bestaan, zijn de meest voorkomende de verkopen, aankopen, contant geld en grootboeken. Elk van deze grootboekboeken bevat een specifiek type zakelijke transactie, waardoor het bedrijf op een later tijdstip gemakkelijk informatie kan vinden. Accountants zijn verantwoordelijk voor het opstellen van de boeken van het bedrijf en het registreren van transacties dienovereenkomstig. Financiële overzichten zijn het eindresultaat van de informatie uit de boekhouding van een bedrijf.
De grootboekboeken bevatten alle transacties die betrekking hebben op de verkoop van voorraad of services aan klanten. Accountants registreren de transactiedatum, een korte beschrijving en het bedrag van de verkoop. Het grootboek bevat meestal gegevens voor een bepaalde maand, omdat dit de meest gebruikelijke procedure is in boekhoudsystemen. Andere informatie - zoals verkoopkortingen, retouren of andere toeslagen - kan ook in dit grootboek staan. Alleen gegevens met betrekking tot de verkopen van het bedrijf mogen op elk willekeurig moment in dit boekje worden opgenomen.
Aankopen hebben hun eigen afzonderlijke boek in een boekhoudsysteem. Deze grootboekboeken bevatten alleen informatie over het geld dat een bedrijf uitgeeft om de items te verwerven die nodig zijn om bedrijfsactiviteiten uit te voeren. Accountants vermelden informatie die vergelijkbaar is met het grootboek, dat wil zeggen de transactiedatum, een korte beschrijving en het dollarbedrag voor gekochte artikelen. Een subadministratie kan hier ook bestaan, te betalen rekeningen genoemd. Dit subadministratie geeft alle leveranciers weer aan wie het bedrijf geld verschuldigd is voor gekochte goederen of diensten.
Kasboekboeken bevatten alle transacties voor activiteiten die contant geld gebruiken. Het doel van dit grootboek is om een bedrijf te helpen zijn bankrekeningen te verzoenen aan het einde van de maand. In sommige gevallen heeft dit grootboek mogelijk geen overvloedige activiteit gedurende de maand, gezien de omvang en de aard van het bedrijf. Accountants registreren meestal contante transacties, en vervolgens kunnen ze het grootboek geven aan een persoon die de bankrekening verzoent. De scheiding van taken tussen accountants die met het kasboek omgaan, helpt voorkomen dat onjuistheden - zoals fraude of verduistering - optreden.
Het grootboek is een catchall voor transacties die niet onder het doel van de andere grootboeken vallen. Accountants gebruiken dit grootboek vaak als laatste redmiddel voor zakelijke transacties. Als u hier te veel transacties registreert, kan dit leiden tot verloren informatie of gegevens die enige tijd nodig hebben om door te bladeren bij het vinden van informatie. Accountants stellen vaak specifieke regels vast voor het gebruik van een grootboek.