Jakie są różne rodzaje ksiąg rachunkowych?
Księgi rachunkowe są jednymi z najczęstszych - i najważniejszych - dokumentów w systemie księgowym firmy. Chociaż istnieje wiele różnych rodzajów ksiąg rachunkowych, najczęstsze to księgi sprzedaży, zakupów, gotówki i księgi ogólne. Każda z tych ksiąg rachunkowych zawiera określony rodzaj transakcji biznesowej, co ułatwia firmie znalezienie informacji w późniejszym czasie. Księgowi są odpowiedzialni za odpowiednie przygotowanie ksiąg spółki i odpowiednie rejestrowanie transakcji. Sprawozdania finansowe są końcowym wynikiem informacji zaczerpniętych z ksiąg rachunkowych spółki.
Księgi księgi sprzedaży zawierają wszystkie transakcje, które dotyczą sprzedaży zapasów lub usług klientom. Księgowi rejestrują datę transakcji, krótki opis i kwotę sprzedaży. Księga zwykle zawiera dane za dany miesiąc, ponieważ jest to najczęstsza procedura w systemach księgowych. Inne informacje - takie jak rabaty, zwroty lub inne ulgi - mogą również znajdować się w tej księdze. Tylko dane związane ze sprzedażą firmy powinny znajdować się w tej księdze rachunkowej w danym momencie.
Zakupy mają własną oddzielną księgę w systemie księgowym. Te księgi rachunkowe zawierają jedynie informacje o pieniądzach, które firma wydaje na zakup przedmiotów potrzebnych do prowadzenia działalności gospodarczej. Księgowi podają informacje podobne do księgi księgi sprzedaży, tj. Datę transakcji, krótki opis i kwotę w dolarach dla zakupionych przedmiotów. Może tu również istnieć podmiot podrzędny, zwany „zobowiązaniami do zapłaty”. Podmiot ten zawiera listę wszystkich dostawców, którym firma jest winna pieniądze za zakupione towary lub usługi.
Księgi kasowe zawierają wszystkie transakcje dotyczące działań wykorzystujących gotówkę. Ta księga ma na celu pomóc firmie w uzgodnieniu rachunków bankowych na koniec miesiąca. W niektórych przypadkach księga ta może nie być obfita w ciągu miesiąca, biorąc pod uwagę wielkość i charakter działalności. Księgowi zwykle rejestrują transakcje gotówkowe, a następnie mogą przekazać księgę osobie, która uzgadnia konto bankowe. Rozdzielenie obowiązków między księgowych prowadzących księgę kasową pomaga zapobiegać występowaniu nieprawidłowości - takich jak oszustwo lub defraudacja -.
Księga główna jest zaporą dla transakcji, które nie wchodzą w zakres innych ksiąg rachunkowych. Księgowi często używają tej księgi jako ostateczności dla transakcji biznesowych. Zapisanie tutaj zbyt wielu transakcji może spowodować utratę informacji lub danych, których wyszukanie zajmuje trochę czasu. Księgowi często ustalają szczegółowe zasady korzystania z księgi głównej.