Was sind die verschiedenen Arten von Sachbüchern?
Sachbücher gehören zu den häufigsten - und wichtigsten - Dokumenten im Rechnungswesen eines Unternehmens. Während es viele verschiedene Arten von Ledgern gibt, sind Verkäufe, Käufe, Bargeld und Hauptbücher die häufigsten. Jedes dieser Hauptbücher enthält eine bestimmte Art von Geschäftsvorfall, so dass das Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt leichter Informationen finden kann. Die Buchhalter sind dafür verantwortlich, die Bücher des Unternehmens vorzubereiten und die Transaktionen entsprechend zu erfassen. Abschlüsse sind das Endergebnis der Informationen aus den Geschäftsbüchern eines Unternehmens.
Die Verkaufsbücher enthalten alle Transaktionen, die sich auf den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an Kunden beziehen. Die Buchhalter erfassen das Transaktionsdatum, eine kurze Beschreibung und den Betrag des Verkaufs. Das Hauptbuch enthält normalerweise Daten für einen bestimmten Monat, da dies in Buchhaltungssystemen die häufigste Vorgehensweise ist. Andere Informationen - wie Verkaufsrabatte, Retouren oder andere Zulagen - können ebenfalls in diesem Hauptbuch enthalten sein. In diesem Buch sollten sich zu einem bestimmten Zeitpunkt nur Daten zum Umsatz des Unternehmens befinden.
Einkäufe haben ein eigenes Buch in einem Buchhaltungssystem. Diese Geschäftsbücher enthalten nur Informationen zu den Kosten, die ein Unternehmen für die Beschaffung der für den Geschäftsbetrieb erforderlichen Posten ausgibt. Die Buchhalter listen ähnliche Informationen wie das Verkaufsbuch auf, dh das Transaktionsdatum, eine kurze Beschreibung und den Dollarbetrag für gekaufte Artikel. Hier kann auch ein Nebenbuch existieren, das als Kreditorenbuchhaltung bezeichnet wird. In diesem Nebenbuch sind alle Lieferanten aufgeführt, denen das Unternehmen Geld für gekaufte Waren oder Dienstleistungen schuldet.
Kassenbücher enthalten alle Transaktionen für Aktivitäten, die Bargeld verbrauchen. Mit diesem Hauptbuch soll ein Unternehmen bei der Abstimmung seiner Bankkonten zum Monatsende unterstützt werden. In einigen Fällen kann es vorkommen, dass dieses Hauptbuch aufgrund der Größe und der Art des Geschäfts im Laufe des Monats nicht in ausreichendem Maße aktiv ist. Buchhalter erfassen normalerweise Bargeldtransaktionen und geben diese dann möglicherweise an eine Person weiter, die das Bankkonto abstimmt. Die Aufgabentrennung zwischen den Buchhaltern, die das Kassenbuch führen, trägt dazu bei, dass Unregelmäßigkeiten wie Betrug oder Unterschlagung vermieden werden.
Das Hauptbuch ist ein Sammelbegriff für Transaktionen, die nicht unter den Zweck der anderen Hauptbuchbücher fallen. Wirtschaftsprüfer verwenden dieses Hauptbuch häufig als letzte Möglichkeit für geschäftliche Transaktionen. Wenn hier zu viele Transaktionen aufgezeichnet werden, können Informationen verloren gehen oder Daten verloren gehen, deren Durchsuchung einige Zeit in Anspruch nimmt, wenn Informationen gefunden werden. Wirtschaftsprüfer legen häufig spezifische Regeln für die Verwendung eines Hauptbuchs fest.