Was ist eine Bestellanforderung?
Im Allgemeinen ist eine Bestellanforderung ein Formular, in dem ein Artikel zum Kauf angefordert wird. Diese Bestellungen werden häufig von größeren Unternehmen und Organisationen zur Verwaltung von Einkäufen und Kosten verwendet. Eine zentrale Verarbeitungsabteilung, oft als Einkaufsabteilung bezeichnet, wertet die Bestellungen normalerweise aus und bestimmt, woher sie stammen. Sobald dies bestimmt ist, wird die Bestellanforderung im Allgemeinen in eine Bestellung umgewandelt, um die von einem Lieferanten angeforderten Artikel zu beschaffen.
Bestellanforderungen werden häufig in Papierform oder als Online-Dokumente geliefert. In beiden Fällen benötigen die Formulare dieselben Informationen wie den Namen und die Abteilung des Antragstellers, alle zutreffenden Kontonummern, Teilenummern und Beschreibungen der angeforderten Artikel sowie alle vorgeschlagenen Lieferanten, von denen die Produkte bezogen werden sollen. Wenn sie online sind, können die Formulare über eine spezielle Anforderungssoftware elektronisch eingereicht werden, oder sie müssen wie herkömmliche Papierformulare ausgedruckt und weitergeleitet werden.
Normalerweise beginnt der Einkaufsprozess auf Einzel- oder Abteilungsebene. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen neuen Laptop benötigt, muss er möglicherweise eine Bestellanforderung für diesen Computer einreichen. Bei solchen Einzelaufträgen muss das Formular häufig erst von einem Vorgesetzten oder Abteilungsleiter genehmigt werden, bevor es zur weiteren Auswertung an eine zentrale Einkaufsabteilung weitergeleitet wird.
Wenn eine Bestellanforderung bei einer Einkaufsabteilung eingeht, wird häufig geprüft, ob der Artikel wirklich benötigt wird und ob dafür Geld zur Verfügung steht. Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, bestimmt die Einkaufsabteilung in der Regel anhand einer Liste vertrauenswürdiger Anbieter, woher der Artikel stammt. Bei teuren Einkäufen kann es vorkommen, dass mehrere Anbieter Gebote einholen, um die wettbewerbsfähigsten Konditionen zu finden. Jeder auf dem Anforderungsformular angegebene Lieferant kann bevorzugt werden, obwohl einige Einkaufsabteilungen die Befugnis haben, die endgültige Beschaffungsentscheidung auf der Grundlage der für das Unternehmen am besten geeigneten Kriterien zu treffen. Sobald die endgültigen Details genehmigt sind, wird in der Regel eine Bestellung ausgestellt, um die Transaktion mit dem ausgewählten Lieferanten abzuschließen.
Eine Bestellanforderung allein hat oft keine offizielle Kaufkraft. In der Regel handelt es sich bei der endgültigen Bestellung um einen Vertrag zwischen dem Unternehmen und dem Verkäufer. Einige Organisationen können jedoch Bestellanforderungsaufträge austauschbar mit Bestellungen verwenden. In diesen Fällen kann die Bestellanforderung direkt mit dem Verkäufer als Vertrag zum Kauf eines bestimmten Artikels verwendet werden, ohne dass eine zweite Bestellung erforderlich ist.