Wat is een bestelling van de aankoopaanvraag?
In het algemeen is een bestelling van de aankoopaanvraag een formulier dat vraagt om een te kopen item. Deze bestellingen worden vaak gebruikt door grotere bedrijven en organisaties om aankopen en kosten te beheren. Een centrale verwerkingsafdeling, vaak een inkoopafdeling genoemd, evalueert meestal de bestellingen en bepaalt waar ze vandaan moeten worden geleverd. Zodra dit is vastgesteld, wordt de bestelling van de aankoopaanvraag over het algemeen omgezet in een inkooporder om de gevraagde items van een leverancier aan te schaffen.
Inkoopaanvragen zijn vaak als papieren formulieren of online documenten. In beide gevallen vereisen de formulieren dezelfde soorten informatie, zoals de naam en de afdeling van de aanvraag, eventuele toepasselijke accountnummers, onderdeelnummers en beschrijvingen van de gevraagde items, en alle voorgestelde leveranciers om de producten van te vinden. Indien online kunnen de formulieren elektronisch worden ingediend via speciale aanvraagsoftware, of moeten ze mogelijk worden afgedrukt en doorgestuurd als traditionele papieren formulieren.
meestal deHet aankoopproces begint op individueel of afdelingsniveau. Als een werknemer bijvoorbeeld een nieuwe laptop nodig heeft, kan hij of zij er mogelijk een aankoopaanvraag voor indienen. In gevallen van individuele bestellingen zoals deze, moet het formulier vaak eerst worden goedgekeurd door een manager of afdelingshoofd voordat het naar een gecentraliseerde inkoopafdeling wordt gestuurd voor verdere evaluatie.
Wanneer een bestelling van de aankoopaanvraag aankomt op een inkoopafdeling, wordt deze vaak geëvalueerd om te zien of het artikel echt nodig is en of er geld voor is toegewezen. Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, zal de inkoopafdeling vervolgens in het algemeen bepalen waar het item moet worden geleverd, met behulp van een lijst met vertrouwde leveranciers. In het geval van dure aankopen kunnen ze biedingen van verschillende leveranciers zoeken om de meest concurrerende voorwaarden te vinden. De voorkeur kan worden gegeven aan elke verkoper die wordt aangehaald in de aanvraagformulier, hoewel sommige aankopenAsing -afdelingen hebben de bevoegdheid om de definitieve sourcingbeslissing te nemen op basis van wat het beste is voor de organisatie. Zodra de definitieve details zijn goedgekeurd, wordt in het algemeen een inkooporder uitgegeven om de transactie met de gekozen leverancier te voltooien.
Op zichzelf heeft een aankoopaanvraagorder vaak geen officiële koopkracht. Het is meestal de uiteindelijke inkooporder die een contract vormt tussen het bedrijf en de verkoper. Sommige organisaties kunnen echter inkoopbestellingen doorschakelen doorschakelen met inkooporders. In deze gevallen kan de bestelling van de aankoopaanvraag rechtstreeks met de verkoper worden gebruikt als een contract om een bepaald artikel te kopen, zonder dat een secundaire inkooporder vereist is.