Wat is een bestelaanvraag?

Over het algemeen is een bestelaanvraag een formulier waarin wordt gevraagd om een ​​artikel te kopen. Deze bestellingen worden vaak gebruikt door grotere bedrijven en organisaties om aankopen en kosten te beheren. Een centrale verwerkingsafdeling, vaak een inkoopafdeling genoemd, evalueert meestal de bestellingen en bepaalt waar ze vandaan komen. Als dit eenmaal is vastgesteld, wordt de bestelaanvraag in het algemeen omgezet in een inkooporder om de gevraagde artikelen van een leverancier te kopen.

Bestellingen tot bestellen komen vaak als papieren formulieren of online documenten. In beide gevallen vereisen de formulieren dezelfde soorten informatie, zoals de naam en afdeling van de aanvrager, eventuele toepasselijke rekeningnummers, onderdeelnummers en beschrijvingen van de gevraagde items, en alle voorgestelde leveranciers om de producten van te halen. Als ze online zijn, kunnen de formulieren elektronisch worden ingediend via speciale aanvraagsoftware of moeten ze worden afgedrukt en doorgestuurd zoals traditionele papieren formulieren.

Meestal begint het inkoopproces op individueel of afdelingsniveau. Als een werknemer bijvoorbeeld een nieuwe laptop nodig heeft, moet hij of zij mogelijk een aanvraag tot bestellen indienen. In het geval van individuele bestellingen zoals deze, moet het formulier vaak eerst worden goedgekeurd door een manager of afdelingshoofd voordat het wordt doorgestuurd naar een gecentraliseerde inkoopafdeling voor verdere evaluatie.

Wanneer een bestelling tot bestelling op een inkoopafdeling binnenkomt, wordt deze vaak geëvalueerd om te zien of het artikel echt nodig is en of er geld aan is toegewezen. Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, zal de inkoopafdeling meestal bepalen waar het artikel vandaan komt, met behulp van een lijst met vertrouwde leveranciers. In het geval van dure aankopen, kunnen ze biedingen van verschillende leveranciers vragen om de meest concurrerende voorwaarden te vinden. De voorkeur kan worden gegeven aan elke leverancier die op het aanvraagformulier wordt vermeld, hoewel sommige inkoopafdelingen de bevoegdheid hebben om de uiteindelijke inkoopbeslissing te nemen op basis van wat het beste is voor de organisatie. Nadat de definitieve details zijn goedgekeurd, wordt over het algemeen een inkooporder uitgegeven om de transactie met de gekozen leverancier te voltooien.

Op zichzelf heeft een bestelaanvraag vaak geen officiële koopkracht. Het is meestal de definitieve bestelling die een contract vormt tussen het bedrijf en de verkoper. Sommige organisaties kunnen echter inkoopaanvragen uitwisselbaar met inkooporders gebruiken. In deze gevallen kan de aanvraag tot bestellen rechtstreeks met de verkoper worden gebruikt als een contract om een ​​bepaald artikel te kopen, zonder dat een secundaire bestelling vereist is.