¿Qué es una orden de solicitud de compra?
En general, una orden de solicitud de compra es un formulario que solicita un artículo que se compre. Estos pedidos a menudo son utilizados por empresas y organizaciones más grandes para administrar compras y costos. Un departamento de procesamiento central, a menudo llamado departamento de compras, generalmente evalúa los pedidos y determina dónde obtenerlos. Una vez que esto se determina, la orden de solicitud de compra generalmente se convierte en una orden de compra para adquirir los artículos solicitados a un proveedor.
Los pedidos de solicitud de compra a menudo vienen como formularios de papel o documentos en línea. En cualquier caso, los formularios requieren los mismos tipos de información, como el nombre y el departamento del solicitante, cualquier número de cuenta aplicable, números de pieza y descripciones de los elementos solicitados, y cualquier proveedor sugerido de los que obtengan los productos. Si está en línea, los formularios pueden enviarse electrónicamente a través de un software de solicitud especial, o es posible que deban imprimirse y reenviarse como formularios de papel tradicionales.
típicamente, elEl proceso de compra comienza a nivel individual o departamental. Por ejemplo, si un empleado necesita una nueva computadora portátil, es posible que deba presentar una orden de solicitud de compra para ello. En casos de órdenes individuales como este, el formulario a menudo debe ser aprobado primero por un gerente o jefe de departamento antes de ser enviado a un departamento de compras centralizado para una evaluación adicional.
Cuando una orden de solicitud de compra llega a un departamento de compras, a menudo se evalúa para ver si el artículo es realmente necesario y si se le asigna dinero. Si se cumplen estas condiciones, el departamento de compras generalmente determinará de dónde obtener el artículo, utilizando una lista de proveedores de confianza. En el caso de compras costosas, pueden buscar ofertas de varios proveedores para encontrar los términos más competitivos. Se puede dar preferencia a cualquier proveedor citado en el formulario de solicitud, aunque algunos compranLos departamentos de ASING tienen la autoridad de tomar la decisión de abastecimiento final basada en lo que es mejor para la organización. Una vez que se aprueban los detalles finales, generalmente se emite una orden de compra para completar la transacción con el proveedor elegido.
Por sí solo, una orden de solicitud de compra a menudo no tiene poder de compra oficial. Por lo general, es la orden de compra final que constituye un contrato entre la empresa y el proveedor. Sin embargo, algunas organizaciones pueden usar pedidos de solicitud de compra indistintamente con las órdenes de compra. En estos casos, la orden de solicitud de compra puede usarse directamente con el proveedor como contrato para comprar un artículo en particular, sin requerido la orden de compra secundaria.