구매 요청서 란 무엇입니까?

일반적으로 구매 요청 주문은 품목 구매를 요청하는 양식입니다. 이러한 주문은 종종 대기업 및 조직에서 구매 및 비용을 관리하는 데 사용됩니다. 구매 부서라고도하는 중앙 처리 부서는 일반적으로 주문을 평가하고 주문처를 결정합니다. 이것이 결정되면 구매 요청 오더는 일반적으로 공급 업체에 요청한 품목을 조달하기 위해 구매 오더로 전환됩니다.

구매 요청 주문은 종종 종이 양식이나 온라인 문서로 제공됩니다. 두 경우 모두, 양식에는 요청자의 이름 및 부서, 해당 계정 번호, 요청한 품목의 부품 번호 및 설명, 제품을 공급할 제안 된 공급 업체와 같은 동일한 유형의 정보가 필요합니다. 온라인 인 경우, 양식은 특수 요청 소프트웨어를 통해 전자적으로 제출되거나 전통적인 종이 양식과 같이 인쇄되어 전달 될 수 있습니다.

일반적으로 구매 프로세스는 개인 또는 부서 수준에서 시작됩니다. 예를 들어, 직원이 새 랩톱 컴퓨터가 필요한 경우 구매 요청서를 제출해야 할 수 있습니다. 이와 같은 개별 주문의 경우, 양식은 종종 추가 평가를 위해 중앙 구매 부서로 전송되기 전에 관리자 또는 부서장이 승인해야합니다.

구매 요청 주문이 구매 부서에 도착하면 해당 품목이 실제로 필요한지 여부와 할당 된 금액이 있는지 확인하기 위해 종종 평가됩니다. 이러한 조건이 충족되면 구매 부서는 일반적으로 신뢰할 수있는 공급 업체 목록을 사용하여 품목의 출처를 결정합니다. 비싼 구매의 경우 가장 경쟁력있는 조건을 찾기 위해 여러 공급 업체의 입찰을 요청할 수 있습니다. 일부 구매 부서는 조직에 가장 적합한 것을 기반으로 최종 소싱 결정을 내릴 권한이 있지만 요청 양식에 인용 된 모든 공급 업체를 선호 할 수 있습니다. 최종 세부 사항이 승인되면 일반적으로 선택한 공급 업체와의 거래를 완료하기 위해 구매 오더가 발행됩니다.

자체적으로 구매 요청 주문에는 공식적인 구매력이없는 경우가 많습니다. 일반적으로 회사와 공급 업체 간의 계약을 구성하는 최종 구매 주문입니다. 그러나 일부 조직에서는 구매 요청 주문을 구매 주문과 상호 교환하여 사용할 수 있습니다. 이러한 경우 구매 요청 주문은 공급 업체와 직접 사용하여 2 차 구매 주문없이 특정 품목을 구매하는 계약으로 사용할 수 있습니다.