発注書とは何ですか？

一般に、購買依頼注文は、アイテムの購入を要求するフォームです。 これらの注文は、大企業や組織が購入とコストを管理するためによく使用されます。 購買部門と呼ばれることも多い中央処理部門は、通常、注文を評価し、どこから調達するかを決定します。 これが決定されると、一般に、購買依頼オーダーは購買オーダーに変換され、ベンダーから要求されたアイテムを調達します。

購買依頼の注文は、多くの場合、紙のフォームまたはオンラインドキュメントとして届きます。 どちらの場合でも、フォームには、要求者の名前と部門、適用されるアカウント番号、要求されたアイテムの部品番号と説明、製品の調達元となる推奨ベンダーなど、同じタイプの情報が必要です。 オンラインの場合、フォームは特別な要求ソフトウェアを介して電子的に送信されるか、従来の紙のフォームのように印刷して転送する必要があります。

通常、購入プロセスは個人レベルまたは部門レベルで始まります。 たとえば、従業員が新しいラップトップコンピューターを必要とする場合、その従業員はそのコンピューターの購入要求を送信する必要があります。 このような個々の注文の場合、多くの場合、フォームは、さらなる評価のために中央の購買部門に送信される前に、マネージャーまたは部門長によって承認される必要があります。

購買依頼書が購買部門に届くと、多くの場合、アイテムが本当に必要かどうか、そしてそれに割り当てられたお金があるかどうかを確認するために評価されます。 これらの条件が満たされている場合、購買部門は通常、信頼できるベンダーのリストを使用して、アイテムの調達元を決定します。 高価な購入の場合、彼らは最も競争力のある条件を見つけるためにいくつかのベンダーから入札を求めるかもしれません。 一部の購買部門には、組織に最適なものに基づいて最終的な調達決定を行う権限がありますが、要求フォームに記載されているベンダーを優先することができます。 最終的な詳細が承認されると、通常、発注書が発行され、選択したベンダーとの取引が完了します。

単独では、購買依頼注文にはしばしば正式な購買力がありません。 通常、会社とベンダーとの間の契約を構成するのは最終発注書です。 ただし、一部の組織では、発注書を発注書と同じ意味で使用する場合があります。 これらの場合、発注書は特定のアイテムを購入するための契約としてベンダーと直接使用でき、二次発注書は必要ありません。