Che cos'è un ordine di richiesta d'acquisto?
In generale, un ordine di richiesta di acquisto è un modulo che richiede l'acquisto di un articolo. Questi ordini vengono spesso utilizzati da grandi aziende e organizzazioni per gestire acquisti e costi. Un reparto di elaborazione centrale, spesso chiamato reparto acquisti, di solito valuta gli ordini e determina da dove provengono. Una volta determinato questo, l'ordine di richiesta di acquisto viene generalmente convertito in un ordine di acquisto per procurarsi gli articoli richiesti da un fornitore.
Gli ordini di richiesta di acquisto spesso arrivano sotto forma di moduli cartacei o documenti online. In entrambi i casi, i moduli richiedono gli stessi tipi di informazioni, come il nome e il reparto del richiedente, tutti i numeri di conto applicabili, i numeri di parte e le descrizioni degli articoli richiesti e qualsiasi fornitore suggerito per la provenienza dei prodotti. Se online, i moduli possono essere inviati elettronicamente tramite un software di richiesta speciale, oppure potrebbe essere necessario stamparli e inoltrarli come i moduli cartacei tradizionali.
In genere, il processo di acquisto inizia a livello individuale o dipartimentale. Ad esempio, se un dipendente ha bisogno di un nuovo computer portatile, potrebbe essere richiesto di inoltrare un ordine di richiesta di acquisto. In caso di singoli ordini come questo, il modulo deve spesso essere prima approvato da un responsabile o da un capo reparto prima di essere inviato a un dipartimento acquisti centralizzato per ulteriori valutazioni.
Quando un ordine di richiesta di acquisto arriva a un reparto acquisti, viene spesso valutato per vedere se l'articolo è veramente necessario e se ci sono soldi assegnati per esso. Se queste condizioni sono soddisfatte, il dipartimento acquisti determinerà quindi da dove proviene l'articolo, utilizzando un elenco di fornitori affidabili. Nel caso di acquisti costosi, possono cercare offerte da più venditori per trovare le condizioni più competitive. La preferenza può essere data a qualsiasi fornitore citato nel modulo di richiesta, sebbene alcuni dipartimenti acquisti abbiano l'autorità di prendere la decisione di approvvigionamento finale in base a ciò che è meglio per l'organizzazione. Una volta approvati i dettagli finali, viene generalmente emesso un ordine di acquisto per completare la transazione con il fornitore scelto.
Di per sé, un ordine di richiesta d'acquisto spesso non ha potere d'acquisto ufficiale. Di solito è l'ordine di acquisto finale che costituisce un contratto tra l'azienda e il venditore. Alcune organizzazioni possono tuttavia utilizzare gli ordini di richiesta di acquisto in modo intercambiabile con gli ordini di acquisto. In questi casi, l'ordine di richiesta di acquisto può essere utilizzato direttamente con il fornitore come contratto per l'acquisto di un particolare articolo, senza richiedere un ordine di acquisto secondario.