Quali sono i diversi tipi di libri contabili?

I libri contabili sono tra i documenti più comuni - e più importanti - nel sistema contabile di un'azienda. Mentre esistono molti tipi diversi di registri, i più comuni sono le vendite, gli acquisti, i contanti e i registri generali. Ognuno di questi libri mastro contiene un tipo specifico di transazione commerciale, rendendo più semplice per l'azienda trovare informazioni in un secondo momento. I contabili sono responsabili della preparazione dei libri dell'azienda e della registrazione delle transazioni di conseguenza. I rendiconti finanziari sono il risultato finale delle informazioni tratte dai libri contabili di una società.

I libri contabili delle vendite contengono tutte le transazioni relative alla vendita di inventario o servizi ai clienti. I contabili registrano la data della transazione, una breve descrizione e l'importo della vendita. Il libro mastro di solito contiene dati per un dato mese in quanto questa è la procedura più comune nei sistemi contabili. Altre informazioni - come sconti sulle vendite, resi o altre indennità - possono anche essere presenti in questo libro mastro. Solo i dati relativi alle vendite dell'azienda dovrebbero essere presenti in questo libro contabile in qualsiasi momento.

Gli acquisti hanno il loro libro separato in un sistema contabile. Questi libri contabili contengono solo informazioni sul denaro che un'azienda spende per acquisire gli elementi necessari per eseguire operazioni commerciali. I contabili elencano informazioni simili al libro mastro, ovvero la data della transazione, una breve descrizione e l'importo in dollari per gli articoli acquistati. Qui può esistere anche un subledger, chiamato contabilità fornitori. Questo subledger elenca tutti i fornitori a cui l'azienda deve denaro per beni o servizi acquistati.

I libri contabili di cassa contengono tutte le transazioni per attività che utilizzano denaro contante. Lo scopo di questo libro mastro è aiutare un'azienda a riconciliare i propri conti bancari a fine mese. In alcuni casi, questo libro mastro potrebbe non avere attività copiose durante il mese a causa delle dimensioni e della natura dell'attività. I contabili di solito registrano le transazioni in contanti e quindi possono dare il libro mastro a una persona che riconcilia il conto bancario. La separazione delle funzioni tra i contabili che gestiscono la contabilità di cassa aiuta a prevenire l'insorgere di irregolarità - come frode o appropriazione indebita.

Il libro mastro generale è una catchall per le transazioni che non rientrano nello scopo degli altri libri contabili. I contabili utilizzano spesso questo libro mastro come ultima risorsa per le transazioni commerciali. La registrazione di troppe transazioni qui può comportare la perdita di informazioni o dati che richiedono del tempo per essere cercati durante la ricerca di informazioni. I contabili spesso stabiliscono regole specifiche per l'utilizzo di un libro mastro.