Hvad er de forskellige typer hovedbøger?
Hovedbøger er blandt de mest almindelige - og vigtigste - dokumenter i et virksomheds regnskabssystem. Mens der findes mange forskellige typer hovedbøger, er de mest almindelige salg, køb, kontanter og hovedbøger. Hver af disse hovedbøger har en bestemt type forretningstransaktion, hvilket gør det nemt for virksomheden at finde information på et senere tidspunkt. Revisorer er ansvarlige for at forberede virksomhedens bøger og registrere transaktioner i overensstemmelse hermed. Årsregnskaber er det endelige resultat af oplysningerne fra et selskabs regnskabsbøger.
Salgshovedbøgerne indeholder alle transaktioner, der vedrører salg af lager eller tjenester til kunder. Revisorer registrerer transaktionsdatoen, en kort beskrivelse og salget. Hovedbogen indeholder normalt data for en given måned, da dette er den mest almindelige procedure i regnskabssystemer. Andre oplysninger - såsom salgsrabatter, returneringer eller andre kvoter - kan også være i denne hovedbok. Kun data relateret til virksomhedens salg skal være i denne regnskabsbog til enhver tid.
Køb har deres egen separate bog i et regnskabssystem. Disse hovedbøger indeholder kun oplysninger om de penge, et selskab bruger til at erhverve de ting, der er nødvendige for at drive forretningsdrift. Revisorer lister oplysninger, der ligner salgsbogen, det vil sige transaktionsdato, en kort beskrivelse og dollarbeløbet for købte varer. Der kan også eksistere en udlejningskammer her, kaldet betalingspligt. Denne subledger viser alle de leverandører, som virksomheden skylder penge til købte varer eller tjenester.
Kontantbøger indeholder alle transaktioner til aktiviteter, der bruger kontanter. Formålet med denne hovedbok er at hjælpe et selskab med at forene sine bankkonti ved udgangen af måneden. I nogle tilfælde har denne hovedbok muligvis ikke rigelig aktivitet i løbet af måneden i betragtning af virksomhedens størrelse og art. Revisorer registrerer normalt kontanttransaktioner, og derefter kan de give hovedbogen til en person, der afstemmer bankkontoen. Adskillelsen af opgaver mellem regnskabsfolk, der håndterer kontantregnskabet, hjælper med at forhindre, at uredeligheder - såsom svig eller underslag - opstår.
Hovedbogen er et fangstmål for transaktioner, der ikke falder ind under formålet med de andre hovedbøger. Revisorer bruger ofte denne hovedbok som en sidste udvej til forretningstransaktioner. Optagelse af for mange transaktioner her kan resultere i mistede oplysninger eller data, der tager nogen tid at gennemgå, når du finder information. Revisorer fastlægger ofte specifikke regler for brug af en hovedbog.