Hva er de forskjellige typene av hovedbøker?

Hovedbøker er blant de vanligste - og viktigste - dokumentene i et selskaps regnskapssystem. Selv om det finnes mange forskjellige typer hovedbøker, er det vanligste salg, kjøp, kontanter og hovedbøker. Hver av disse hovedbøkene har en bestemt type forretningstransaksjon, noe som gjør det enkelt for selskapet å finne informasjon på et senere tidspunkt. Regnskapsførere er ansvarlige for å utarbeide selskapets bøker og registrere transaksjoner deretter. Regnskap er det endelige resultatet av informasjonen hentet fra selskapets regnskapsbøker.

Salgshovedbøkene inneholder alle transaksjoner som er relatert til salg av varelager eller tjenester til kunder. Regnskapsførere registrerer transaksjonsdatoen, en kort beskrivelse og salget. Hovedboken inneholder vanligvis data for en gitt måned, da dette er den vanligste prosedyren i regnskapssystemer. Annen informasjon - for eksempel salgsrabatter, avkastning eller andre kvoter - kan også være i denne hovedboken. Bare data relatert til selskapets salg skal være i denne regnskapsboka til enhver tid.

Innkjøp har sin egen separate bok i et regnskapssystem. Disse hovedbøkene inneholder bare informasjon om pengene et selskap bruker for å skaffe seg varene som trengs for å drive forretningsdrift. Regnskapsførere lister opp informasjon som ligner på salgsbok, det vil si transaksjonsdato, en kort beskrivelse og dollarbeløpet for kjøpte varer. En subledger kan også eksistere her, kalt leverandørgjeld. Denne subledger viser alle leverandører som selskapet skylder penger til kjøpte varer eller tjenester til.

Kontantbøker inneholder alle transaksjoner for aktiviteter som bruker kontanter. Hensikten med denne hovedboken er å hjelpe et selskap med å avstemme bankkontoer ved månedsslutt. I noen tilfeller kan det hende at denne hovedboken ikke har stor aktivitet i løpet av måneden gitt virksomhetens størrelse og art. Regnskapsførere registrerer vanligvis kontanttransaksjoner, og da kan de gi hovedbok til en person som avstemmer bankkontoen. Adskillelsen av pliktene mellom regnskapsførere som håndterer kontantbok, hjelper til med å forhindre at det blir oppstått eiendeler - som for eksempel svindel eller underslag.

Hovedboken er et utvalg for transaksjoner som ikke faller inn under formålet med de andre hovedbøkene. Regnskapsførere bruker ofte denne hovedboken som en siste utvei for forretningstransaksjoner. Registrering av for mange transaksjoner her kan resultere i tapt informasjon eller data som tar litt tid å gre gjennom når du finner informasjon. Regnskapsførere setter ofte spesifikke regler for bruk av en hovedbok.