Quais são os diferentes tipos de livros contábeis?
Os livros contábeis estão entre os documentos mais comuns - e mais importantes - no sistema contábil de uma empresa. Embora existam muitos tipos diferentes de livros, os mais comuns são vendas, compras, dinheiro e livros em geral. Cada um desses livros contábeis contém um tipo específico de transação comercial, facilitando a localização de informações pela empresa posteriormente. Os contadores são responsáveis pela preparação dos livros da empresa e pelo registro das transações. As demonstrações financeiras são o resultado final das informações extraídas dos livros contábeis de uma empresa.
Os livros do razão de vendas contêm todas as transações relacionadas à venda de estoque ou serviços aos clientes. Os contadores registram a data da transação, uma breve descrição e o valor da venda. O razão geralmente contém dados para um determinado mês, pois esse é o procedimento mais comum em sistemas de contabilidade. Outras informações - como descontos de vendas, devoluções ou outras deduções - também podem estar neste livro. Somente dados relacionados às vendas da empresa devem estar neste livro contábil a qualquer momento.
As compras têm seu próprio livro separado em um sistema contábil. Esses livros contábeis contêm apenas informações sobre o dinheiro que uma empresa gasta para adquirir os itens necessários para executar as operações comerciais. Os contadores listam informações semelhantes ao livro contábil, ou seja, data da transação, uma descrição resumida e o valor em dólares dos itens comprados. Um subconta também pode existir aqui, chamado contas a pagar. Esse subconta lista todos os fornecedores aos quais a empresa deve dinheiro pelos bens ou serviços adquiridos.
Os livros contábeis contêm todas as transações para atividades que usam dinheiro. O objetivo desse livro é ajudar uma empresa a reconciliar suas contas bancárias no final do mês. Em alguns casos, esse razão pode não ter uma atividade abundante durante o mês, considerando o tamanho e a natureza da empresa. Os contadores geralmente registram transações em dinheiro e, em seguida, podem fornecer o razão a um indivíduo que reconcilia a conta bancária. A separação de funções entre os contadores que lidam com o razão de caixa ajuda a impedir que impropriedades - como fraude ou desfalque - ocorram.
O Razão é um conjunto de transações que não se enquadram no objetivo dos outros livros contábeis. Os contadores costumam usar esse livro como último recurso para transações comerciais. Gravar muitas transações aqui pode resultar na perda de informações ou dados que levam algum tempo para serem pesquisados ao encontrar informações. Os contadores geralmente estabelecem regras específicas para o uso de um razão geral.