Quels sont les différents types de livres de grand livre?
Les livres de grand livre comptent parmi les documents les plus courants - et les plus importants - du système comptable d'une entreprise. Bien qu'il existe de nombreux types de grands livres, les plus courants sont les ventes, les achats, les espèces et les grands livres. Chacun de ces livres comptables contient un type spécifique de transaction commerciale, ce qui permet à l'entreprise de rechercher facilement des informations ultérieurement. Les comptables sont responsables de la préparation des livres de l'entreprise et de l'enregistrement des transactions en conséquence. Les états financiers sont le résultat final des informations extraites des livres comptables d'une entreprise.
Les registres de vente contiennent toutes les transactions relatives à la vente de stocks ou de services aux clients. Les comptables enregistrent la date de transaction, une brève description et le montant de la vente. Le grand livre contient généralement des données pour un mois donné, car il s'agit de la procédure la plus courante dans les systèmes comptables. D'autres informations, telles que les remises sur les ventes, les retours ou d'autres indemnités, peuvent également figurer dans ce grand livre. Seules les données relatives aux ventes de la société doivent figurer dans ce livre comptable à tout moment.
Les achats ont leur propre livre dans un système comptable. Ces livres de grand livre contiennent uniquement des informations sur l'argent qu'une entreprise dépense pour acquérir les éléments nécessaires à la gestion de ses opérations. Les comptables répertorient des informations similaires au livre de grand livre des ventes, à savoir la date de transaction, une description succincte et le montant en dollars des articles achetés. Un livre auxiliaire peut également exister ici, appelé comptes créditeurs. Ce fichier auxiliaire répertorie tous les fournisseurs à qui l'entreprise doit de l'argent pour des biens ou des services achetés.
Les registres de caisse contiennent toutes les transactions pour les activités utilisant de l'argent. Ce registre a pour but d’aider une entreprise à rapprocher ses comptes bancaires à la fin du mois. Dans certains cas, ce grand livre peut ne pas avoir une activité abondante au cours du mois en raison de la taille et de la nature de l'entreprise. Les comptables enregistrent généralement les transactions en espèces et peuvent ensuite confier le grand livre à une personne qui rapproche le compte bancaire. La séparation des tâches entre les comptables qui gèrent le grand livre aide à prévenir les irrégularités - telles que les fraudes ou les détournements de fonds -.
Le grand livre est un fourre-tout pour les transactions qui ne relèvent pas de la finalité des autres livres du grand livre. Les comptables utilisent souvent ce registre en dernier recours pour les transactions commerciales. Si vous enregistrez trop de transactions ici, vous risquez de perdre des informations ou des données qui prendront un certain temps à parcourir pour trouver des informations. Les comptables établissent souvent des règles spécifiques pour l’utilisation d’un grand livre.