Hvad er en ordre om indkøbsanmodning?
Generelt er en indkøbsrekvisitionsordre en formular, der anmoder om en vare, der skal købes. Disse ordrer bruges ofte af større virksomheder og organisationer til at administrere indkøb og omkostninger. En central behandlingsafdeling, ofte kaldet en indkøbsafdeling, evaluerer normalt ordrene og bestemmer, hvor de skal hentes fra. Når dette er bestemt, konverteres indkøbsrekvisitionsordren generelt til en indkøbsordre for at skaffe de anmodede varer fra en leverandør.
Indkøbsrekvisitionsordrer kommer ofte som papirformularer eller onlinedokumenter. I begge tilfælde kræver formularerne de samme typer information, såsom anmodningens navn og afdeling, eventuelle relevante kontonumre, delnumre og beskrivelser af de anmodede varer og eventuelle foreslåede leverandører, der kan kildes til produkterne. Hvis det er online, kan formularerne indsendes elektronisk via særlig rekvisitionssoftware, eller de skal muligvis udskrives og videresendes som traditionelle papirformularer.
Typisk begynder købsprocessen på individuelt eller afdelingsniveau. For eksempel, hvis en medarbejder har brug for en ny bærbar computer, kan han eller hun blive bedt om at indsende en indkøbsrekvisitionsordre til den. I tilfælde af individuelle ordrer som denne, skal formularen ofte først godkendes af en leder eller afdelingsleder, før den sendes videre til en centraliseret indkøbsafdeling for yderligere evaluering.
Når en indkøbsrekvisitionsordre ankommer til en indkøbsafdeling, evalueres det ofte for at se, om varen virkelig er nødvendig, og om der er afsat penge til det. Hvis disse betingelser er opfyldt, vil indkøbsafdelingen generelt bestemme, hvor varen skal hentes fra ved hjælp af en liste over pålidelige leverandører. I tilfælde af dyre køb kan de søge bud fra flere leverandører for at finde de mest konkurrencedygtige betingelser. Enhver leverandør, der er citeret på rekvisitionsformular, kan foretrækkes, selvom nogle indkøbsafdelinger har myndighed til at træffe den endelige sourcing-beslutning baseret på, hvad der er bedst for organisationen. Når de endelige detaljer er godkendt, udstedes normalt en indkøbsordre for at gennemføre transaktionen med den valgte leverandør.
En indkøbsrekvisitionsordre har i sig selv ofte ingen officiel købekraft. Det er normalt den endelige indkøbsordre, der udgør en kontrakt mellem virksomheden og sælgeren. Nogle organisationer bruger dog muligvis indkøbsrekvisitionsordrer skiftevis med indkøbsordrer. I disse tilfælde kan købsrekvisitionsordren bruges direkte med sælgeren som en kontrakt for at købe en bestemt vare uden nogen sekundær indkøbsordre.