Co to jest zamówienie zapotrzebowania na zakup?
Zasadniczo zamówienie zapotrzebowania na zakup jest formularzem, w którym należy poprosić o zakup przedmiotu. Te zamówienia są często wykorzystywane przez większe firmy i organizacje do zarządzania zakupami i kosztami. Centralny dział przetwarzania, często nazywany działem zakupów, zazwyczaj ocenia zamówienia i określa, skąd je czerpać. Po ustaleniu, zamówienie zapotrzebowania na zakup jest zasadniczo konwertowane na zamówienie zakupu, aby pozyskać towary żądane od dostawcy.
Zamówienia zapotrzebowania na zakup często są w formie papierowej lub dokumentów online. W obu przypadkach formularze wymagają takich samych informacji, takich jak nazwa i dział wnioskodawcy, wszelkie odpowiednie numery kont, numery części i opisy żądanych produktów oraz sugerowani dostawcy, z których można pozyskiwać produkty. W trybie online formularze można przesyłać drogą elektroniczną za pomocą specjalnego oprogramowania zapotrzebowania lub mogą wymagać wydrukowania i przesłania jak tradycyjne formularze papierowe.
Zazwyczaj proces zakupu rozpoczyna się na poziomie indywidualnym lub departamentalnym. Na przykład, jeśli pracownik potrzebuje nowego laptopa, może zostać poproszony o złożenie zamówienia zapotrzebowania na zakup. W przypadku takich indywidualnych zamówień formularz musi często zostać najpierw zatwierdzony przez kierownika lub kierownika działu, zanim zostanie wysłany do scentralizowanego działu zakupów w celu dalszej oceny.
Kiedy zamówienie zapotrzebowania dotrze do działu zakupów, często ocenia się, czy produkt jest naprawdę potrzebny i czy na niego przeznaczono pieniądze. Jeśli te warunki zostaną spełnione, dział zakupów określa na ogół źródło pochodzenia produktu, korzystając z listy zaufanych dostawców. W przypadku drogich zakupów mogą oni szukać ofert od kilku dostawców w celu znalezienia najbardziej konkurencyjnych warunków. Preferowany może być każdy dostawca cytowany w formularzu zapotrzebowania, chociaż niektóre działy zakupów są upoważnione do podjęcia ostatecznej decyzji o zakupie na podstawie tego, co jest najlepsze dla organizacji. Po zatwierdzeniu ostatecznych szczegółów zazwyczaj wydawane jest zamówienie zakupu w celu sfinalizowania transakcji z wybranym dostawcą.
Samo zamówienie zapotrzebowania na zakup często nie ma oficjalnej siły nabywczej. Zwykle jest to ostateczne zamówienie, które stanowi umowę między firmą a sprzedawcą. Niektóre organizacje mogą jednak korzystać z zamówień zapotrzebowania zamiennie z zamówieniami zakupu. W takich przypadkach zamówienie zapotrzebowania na zakup może być wykorzystane bezpośrednio ze sprzedawcą jako umowa zakupu określonego towaru, bez dodatkowego zamówienia zakupu.