Vad är en inköpsorder?
I allmänhet är en inköpsrekvisitionsorder ett formulär som begär att en artikel ska köpas. Dessa beställningar används ofta av större företag och organisationer för att hantera inköp och kostnader. En central behandlingsavdelning, ofta kallad en inköpsavdelning, utvärderar vanligtvis beställningarna och bestämmer varifrån de ska komma. När detta har fastställts, konverteras beställningen av inköpsrekvisitionen i allmänhet till en inköpsorder för att skaffa de begärda artiklarna från en leverantör.
Beställningar av inköpskrav kommer ofta som pappersformulär eller onlinedokument. I båda fallen kräver formulärerna samma typ av information, såsom begärarens namn och avdelning, eventuella tillämpliga kontonummer, artikelnummer och beskrivningar av de begärda artiklarna och eventuella föreslagna leverantörer att köpa produkterna från. Om de är online kan formulärerna skickas elektroniskt via särskild rekvisitionsprogramvara, eller de kan behöva skrivas ut och vidarebefordras som traditionella pappersformulär.
Vanligtvis börjar inköpsprocessen på individ- eller avdelningsnivå. Till exempel, om en anställd behöver en ny bärbar dator, kan han eller hon lämna in en beställning för inköp för den. Vid enskilda beställningar som denna måste formuläret ofta först godkännas av en chef eller avdelningschef innan det skickas till en centraliserad inköpsavdelning för vidare utvärdering.
När en beställningsanmodan anländer till en inköpsavdelning utvärderas den ofta för att se om föremålet verkligen behövs och om det finns pengar avsedda för det. Om dessa villkor är uppfyllda kommer inköpsavdelningen i allmänhet att avgöra varifrån den ska källas, med hjälp av en lista över betrodda leverantörer. Vid dyra köp kan de söka bud från flera leverantörer för att hitta de mest konkurrenskraftiga villkoren. Alla leverantörer som anges på rekvisitionsformulär kan ha företräde, även om vissa inköpsavdelningar har befogenhet att fatta det slutliga inköpsbeslutet baserat på vad som är bäst för organisationen. När de slutliga detaljerna har godkänts utfärdas vanligtvis en inköpsorder för att slutföra transaktionen med den valda leverantören.
En egen beställning har ofta ingen officiell köpkraft på egen hand. Det är vanligtvis den slutliga inköpsorder som utgör ett kontrakt mellan företaget och säljaren. Vissa organisationer kan emellertid använda beställningar för inköpskrav omväxlande med inköpsorder. I dessa fall kan beställningen av inköpsrekvisitionen användas direkt med säljaren som ett kontrakt för att köpa en viss artikel, utan någon sekundär inköpsorder krävs.