Hva er en innkjøpsordre?
Generelt er en innkjøpsrekvisisjonsordre et skjema som ber om at en vare skal kjøpes. Disse ordrene brukes ofte av større selskaper og organisasjoner for å administrere kjøp og kostnader. En sentral behandlingsavdeling, ofte kalt en innkjøpsavdeling, evaluerer vanligvis ordrene og bestemmer hvor de skal hentes fra. Når dette er bestemt, konverteres innkjøpsrekvisisjonen vanligvis til en innkjøpsordre for å skaffe varene som etterspørres fra en leverandør.
Innkjøpsordrer kommer ofte som papirskjemaer eller online dokumenter. I begge tilfeller krever skjemaene de samme typene informasjon, for eksempel forespørselens navn og avdeling, eventuelle aktuelle kontonumre, delnumre og beskrivelser av de forespurte varene, og eventuelle foreslåtte leverandører å hente produktene fra. Hvis det er online, kan skjemaene sendes elektronisk via spesiell rekvisisjonsprogramvare, eller det kan hende at de må skrives ut og videresendes som tradisjonelle papirskjemaer.
Vanligvis begynner kjøpsprosessen på individuelt eller avdelingsnivå. For eksempel, hvis en ansatt trenger en ny bærbar datamaskin, kan han eller hun sende inn en innkjøpsrekvisisjonsordre for den. I tilfeller av individuelle bestillinger som dette, må skjemaet først godkjennes av en leder eller avdelingsleder før det sendes videre til en sentralisert innkjøpsavdeling for videre evaluering.
Når en innkjøpsrekvisisjonsordre ankommer en innkjøpsavdeling, blir den ofte evaluert for å se om varen virkelig er nødvendig, og om det er bevilget penger til det. Hvis disse vilkårene er oppfylt, vil innkjøpsavdelingen generelt bestemme hvor den skal hentes fra, ved hjelp av en liste over pålitelige leverandører. Når det gjelder dyre kjøp, kan de søke bud fra flere leverandører for å finne de mest konkurransedyktige vilkårene. Enhver leverandør som er sitert på rekvisisjonsskjema, kan foretrekke preferanser, selv om noen innkjøpsavdelinger har myndighet til å ta den endelige innkjøpsbeslutningen basert på hva som er best for organisasjonen. Når de endelige detaljene er godkjent, utstedes vanligvis en innkjøpsordre for å fullføre transaksjonen med den valgte leverandøren.
En egen innkjøpsordre har på egen hånd ofte ingen offisiell kjøpekraft. Det er vanligvis den endelige innkjøpsordren som utgjør en kontrakt mellom selskapet og leverandøren. Noen organisasjoner kan imidlertid bruke innkjøpsrekvisisjoner om hverandre med innkjøpsordrer. I disse tilfellene kan innkjøpsrekvisisjonen brukes direkte med leverandøren som en kontrakt for å kjøpe en bestemt vare, uten at det kreves sekundær innkjøpsordre.