Hva er en innkjøpsrekvisisjonsordre?

Generelt er en innkjøpsrekvisisjonsordre et skjema som ber om et element som skal kjøpes. Disse ordrene brukes ofte av større selskaper og organisasjoner for å administrere kjøp og kostnader. En sentral prosesseringsavdeling, ofte kalt en innkjøpsavdeling, evaluerer vanligvis ordrene og bestemmer hvor de skal kildes fra dem. Når dette er bestemt, blir innkjøpsrekvisisjonsordren vanligvis konvertert til en innkjøpsordre for å anskaffe varene som etterspørres fra en leverandør.

Innkjøpsrekvisisjonsordrer kommer ofte som papirskjemaer eller online dokumenter. I begge tilfeller krever skjemaene de samme typene informasjon, for eksempel forespørselsmannens navn og avdeling, eventuelle gjeldende kontonumre, delnumre og beskrivelser av varene som ble bedt om, og eventuelle foreslåtte leverandører for å skaffe produktene fra. Hvis online, kan skjemaene sendes inn elektronisk via spesiell rekvisisjonsprogramvare, eller de må kanskje skrives ut og videresendes som tradisjonelle papirformer.

Vanligvis, denInnkjøpsprosessen begynner på individuelt eller avdelingsnivå. For eksempel, hvis en ansatt trenger en ny bærbar datamaskin, kan han eller hun bli pålagt å sende inn en innkjøpsrekvisisjonsordre for den. I tilfeller av individuelle ordrer som dette, må skjemaet ofte først godkjennes av en leder eller avdelingsleder før den blir sendt videre til en sentralisert innkjøpsavdeling for videre evaluering.

Når en innkjøpsrekvisisjonsordre kommer til en innkjøpsavdeling, blir det ofte evaluert å se om varen virkelig er nødvendig, og om det er tildelt penger for det. Hvis disse forholdene er oppfylt, vil innkjøpsavdelingen generelt bestemme hvor du skal skaffe varen fra, ved hjelp av en liste over pålitelige leverandører. Når det gjelder dyre kjøp, kan de søke bud fra flere leverandører for å finne de mest konkurransedyktige vilkårene. Det kan gis til enhver leverandør som er sitert på rekvisisjonsskjema, selv om noen kjøperASING avdelinger har myndighet til å ta den endelige sourcing -avgjørelsen basert på hva som er best for organisasjonen. Når de endelige detaljene er godkjent, utstedes en innkjøpsordre vanligvis for å fullføre transaksjonen med den valgte leverandøren.

På egen hånd har en bestilling av innkjøpsrekvisisjoner ofte ingen offisiell kjøpekraft. Det er vanligvis den endelige innkjøpsordren som utgjør en kontrakt mellom selskapet og leverandøren. Noen organisasjoner kan imidlertid bruke innkjøpsrekvisisjonsordrer om hverandre med innkjøpsordrer. I disse tilfellene kan innkjøpsrekvisisjonsordre brukes direkte med leverandøren som en kontrakt for å kjøpe en bestemt vare, uten at det kreves noen sekundærinnkjøpsordre.