¿Qué son los gastos de viaje?

Los gastos de viaje se refieren a los costos que pueden deducirse de las declaraciones de impuestos cuando una persona viaja para buscar trabajo, si está empleado o para trabajar para un empleador actual. Los gastos que se consideran deducibles dependen del país en el que vive una persona. En los Estados Unidos, por ejemplo, hay ciertas cosas que son gastos deducibles y algunas pueden deducirse a una tasa porcentual en lugar de a costo total.

Una distinción que se aplica en lugares como los Estados Unidos es la definición de viaje. Un empleado que siempre trabaja en un lugar específico que se encuentra a una gran distancia de su hogar por lo general no puede reclamar los gastos de viaje porque el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene en cuenta el "trabajo a domicilio" del empleado. El viaje verdadero significa trabajar a una distancia del lugar donde el empleado normalmente trabaja por menos de un año. Si el trabajo a distancia ocurre por más de un año, eso se convierte en el hogar de trabajo del empleado y no se pueden deducir los gastos para vivir allí.

Hay muchas preguntas sobre qué gastos califican como gastos de viaje y esto lo determina el país de origen del trabajador. Algunos gastos elegibles comunes incluyen el dinero gastado para el transporte hacia y desde el lugar distante y para el transporte necesario en ese lugar. El alquiler de automóviles, los viajes en aviones, autobuses, trenes o incluso la compensación por millaje si un empleado usa su propio vehículo puede contar como gastos de viaje legítimos. Los gastos deducibles adicionales más comunes son el alojamiento y la comida, y los últimos generalmente se reembolsan a una tasa del 50%. Otros costos elegibles podrían ser por servicios de lavandería, llamadas telefónicas y consejos para dar servicio a los empleados.

Los gastos de viaje solo son deducibles si el empleado no ha sido compensado por ellos de una manera que no se informa como ingreso. Si un empleado usó una tarjeta de crédito de la compañía para pagar todos los gastos, no puede reclamar estos gastos en las declaraciones de impuestos. Del mismo modo, si el empleador paga todos los gastos de otra manera, para que no se informen como parte de los ingresos, no se deben informar sobre los impuestos. Por lo general, solo es aceptable reclamar los gastos de viaje como deducciones de impuestos si el dinero de todos los gastos fue pagado por el empleado, trabajador por cuenta propia o empresa.

En los EE. UU., Los empleados que desean deducir los gastos de viaje deben presentar el formulario largo 1040 y el Formulario 2106. Los propietarios de negocios, los trabajadores independientes o aquellos con sociedades limitadas deducirán los gastos de viaje de manera diferente. Necesitan presentar formularios de impuestos comerciales para reclamar estos gastos.

Cada país tiene sus propias reglas sobre cómo deducir estos gastos y cuáles son elegibles. Es importante estar familiarizado con las leyes fiscales locales o nacionales para determinar qué gastos se consideran permitidos. Las deducciones complejas o los viajes frecuentes pueden justificar la obtención de los servicios de un contador o abogado fiscal para que todos los formularios se presenten con precisión. En cualquier caso, las personas que planean reclamar los gastos de viaje deben asegurarse de guardar todos los recibos, ya que estos proporcionan una prueba de cada gasto.