Wat zijn reiskosten?

Reiskosten hebben betrekking op die kosten die kunnen worden afgetrokken van belastingaangiften wanneer iemand reist om werk te zoeken, of hij of zij in dienst is, of om werk te verrichten voor een huidige werkgever. Kosten die als aftrekbaar worden beschouwd, zijn afhankelijk van het land waarin een persoon woont. In de VS zijn er bijvoorbeeld bepaalde dingen die aftrekbaar zijn en sommige kunnen worden afgetrokken tegen een percentage in plaats van tegen volledige kosten.

Een onderscheid dat op plaatsen zoals de VS van toepassing is, is de definitie van reizen. Een werknemer die altijd op een specifieke locatie werkt die ver van huis is, kan meestal geen reiskosten declareren omdat de Internal Revenue Service (IRS) rekening houdt met het 'werkhuis' van de werknemer. Echt reizen betekent werken op een afstand van de plaats waar de werknemer normaal gesproken minder dan een jaar werkt. Als er langer dan een jaar op afstand wordt gewerkt, wordt dat het werkhuis van de werknemer en kunnen de kosten voor levensonderhoud niet worden afgetrokken.

Er zijn veel vragen over welke uitgaven kwalificeren als reiskosten en dit wordt bepaald door het thuisland van de werknemer. Enkele veel voorkomende in aanmerking komende uitgaven omvatten geld uitgegeven voor transport van en naar de verre locatie en voor transport dat nodig is op die locatie. Autoverhuur, reizen met vliegtuigen, bussen, treinen of zelfs compensatie voor kilometers als een werknemer zijn eigen voertuig gebruikt, kunnen als legitieme reiskosten gelden. De meest voorkomende extra aftrekbare kosten zijn voor logies en eten, waarvan de laatste meestal worden terugbetaald aan 50%. Andere in aanmerking komende kosten kunnen zijn voor wasservice, telefoongesprekken en tips voor servicemedewerkers.

Reiskosten zijn alleen aftrekbaar als de werknemer er niet voor is gecompenseerd op een manier die niet als inkomen wordt gerapporteerd. Als een werknemer een bedrijfscreditcard heeft gebruikt om alle kosten te betalen, kan ze deze kosten niet op inkomstenbelastingoverzichten claimen. Evenzo, als de werkgever alle kosten op een andere manier betaalt, zodat ze niet als deel van het inkomen worden gerapporteerd, moeten ze niet worden gerapporteerd over belastingen. Meestal is het alleen acceptabel om reiskosten als belastingaftrek te claimen als het geld voor alle kosten door de werknemer, zelfstandige of bedrijf is betaald.

In de VS moeten werknemers die reiskosten willen aftrekken het lange formulier 1040 en het formulier 2106 indienen. Ondernemers, zelfstandigen of mensen met beperkte partnerschappen zullen reiskosten anders aftrekken. Ze moeten zakelijke belastingformulieren indienen om deze kosten te declareren.

Elk land heeft zijn eigen regels voor het aftrekken van deze kosten en welke in aanmerking komen. Het is belangrijk om bekend te zijn met de lokale of nationale belastingwetten om te bepalen welke uitgaven toelaatbaar worden geacht. Complexe inhoudingen of frequente reizen kunnen het verkrijgen van de diensten van een accountant of belastingadvocaat rechtvaardigen zodat alle formulieren nauwkeurig worden ingediend. In ieder geval moeten mensen die van plan zijn reiskosten te declareren ervoor zorgen dat ze alle bonnen bewaren, omdat deze het bewijs van elke uitgave leveren.