Que sont les frais de déplacement?
Les frais de déplacement font référence aux frais pouvant être déduits des déclarations de revenus lorsqu'une personne se rend à la recherche d'un travail, si elle est employée, ou pour un travail pour un employeur actuel. Les dépenses considérées comme déductibles dépendent du pays dans lequel vit une personne. Aux États-Unis, par exemple, certaines dépenses sont déductibles et certaines peuvent être déduites à un taux plutôt qu'à un coût complet.
Une distinction qui s'applique dans des endroits comme les États-Unis est la définition du voyage. Un employé qui travaille toujours dans un lieu spécifique, très éloigné de son domicile, ne peut généralement pas réclamer de frais de déplacement, car l'Internal Revenue Service (IRS) prend en compte le «domicile du travail» de l'employé. Un vrai déplacement signifie travailler à une distance du lieu où l'employé travaille normalement pendant moins d'un an. Si le travail à distance dure plus d'un an, il devient le domicile du salarié et les frais pour y vivre ne peuvent pas être déduits.
Il existe de nombreuses questions sur les dépenses éligibles en tant que frais de déplacement, en fonction du pays d'origine du travailleur. Certaines dépenses courantes éligibles comprennent les dépenses liées au transport aller-retour et au transport nécessaire à cet endroit. La location de voitures, les voyages en avion, autobus, train ou même une compensation pour le kilométrage si un employé utilise son propre véhicule peuvent être considérés comme des frais de déplacement légitimes. Les dépenses déductibles supplémentaires les plus courantes concernent l'hébergement et la nourriture, la dernière étant généralement remboursée à un taux de 50%. Les autres coûts éligibles peuvent concerner les services de blanchisserie, les appels téléphoniques et les pourboires fournis aux employés de service.
Les frais de déplacement ne sont déductibles que si l’employé n’a pas été indemnisé d’une manière qui n’est pas déclarée comme revenu. Si une employée a utilisé une carte de crédit d'entreprise pour payer toutes les dépenses, elle ne peut pas les réclamer dans les relevés d'impôt. De même, si l'employeur paie toutes les dépenses d'une autre manière, de sorte qu'elles ne soient pas déclarées dans le revenu, elles ne devraient pas être déclarées sur les impôts. Habituellement, il n'est acceptable de réclamer des frais de déplacement à titre de déduction fiscale que si l'argent de toutes les dépenses a été payé par l'employé, le travailleur indépendant ou l'entreprise.
Aux États-Unis, les employés qui souhaitent déduire des frais de voyage doivent déposer le formulaire long 1040 et le formulaire 2106. Les propriétaires d'entreprise, les travailleurs indépendants ou les sociétés en commandite déduiront les frais de voyage différemment. Ils doivent remplir des formulaires de taxe professionnelle pour réclamer ces dépenses.
Chaque pays a ses propres règles sur la manière de déduire ces dépenses et celles qui sont éligibles. Il est important de connaître les lois fiscales locales ou nationales afin de déterminer quelles dépenses sont considérées comme admissibles. Des déductions complexes ou des déplacements fréquents peuvent justifier de faire appel aux services d’un comptable ou d’un conseiller fiscal afin que tous les formulaires soient classés avec précision. Dans tous les cas, les personnes qui prévoient de réclamer des frais de déplacement doivent s’assurer de conserver tous les reçus, car ceux-ci fournissent la preuve de chaque dépense.