Jakie są koszty podróży?
Koszty podróży odnoszą się do tych kosztów, które można odliczyć od deklaracji podatkowych, gdy dana osoba podróżuje w celu poszukiwania pracy, jeśli jest zatrudniona, lub wykonania pracy dla obecnego pracodawcy. Wydatki, które można odliczyć, zależą od kraju, w którym dana osoba mieszka. Na przykład w Stanach Zjednoczonych istnieją pewne rzeczy, które są kosztami podlegającymi odliczeniu, a niektóre można potrącać według stawki procentowej zamiast pełnej.
W miejscach takich jak USA wyróżnia się definicja podróży. Pracownik, który zawsze pracuje w określonej lokalizacji, która jest daleko od domu, zwykle nie może ubiegać się o zwrot kosztów podróży, ponieważ Internal Revenue Service (IRS) bierze pod uwagę „dom pracy” pracownika. Prawdziwa podróż oznacza pracę w pewnej odległości od miejsca, w którym pracownik zwykle pracuje krócej niż rok. Jeżeli praca na odległość trwa dłużej niż rok, staje się ona domem pracy pracownika i nie można odliczyć kosztów utrzymania.
Istnieje wiele pytań dotyczących tego, które wydatki kwalifikują się jako koszty podróży, a to zależy od kraju ojczystego pracownika. Niektóre typowe wydatki kwalifikowalne obejmują pieniądze wydane na transport do iz odległej lokalizacji oraz na transport potrzebny w tej lokalizacji. Wynajem samochodów, wycieczki samolotami, autobusami, pociągami, a nawet rekompensata za przebieg, jeśli pracownik korzysta z własnego pojazdu, mogą się liczyć jako uzasadnione koszty podróży. Najczęstsze dodatkowe koszty uzyskania przychodu dotyczą zakwaterowania i wyżywienia, przy czym ostatnie są zwykle zwracane w wysokości 50%. Inne koszty kwalifikowalne mogą dotyczyć usług pralni, połączeń telefonicznych i wskazówek dla pracowników serwisu.
Koszty podróży podlegają odliczeniu tylko wtedy, gdy pracownik nie otrzymał ich w sposób, który nie jest ujmowany jako dochód. Jeśli pracownik użył firmowej karty kredytowej do pokrycia wszystkich wydatków, nie może ubiegać się o te wydatki na zeznaniach podatkowych. Podobnie, jeśli pracodawca płaci wszystkie wydatki w inny sposób, aby nie były wykazywane jako część dochodu, nie powinny być zgłaszane z tytułu podatków. Zazwyczaj dopuszczalne jest ubieganie się o zwrot kosztów podróży jako odliczenie podatku, jeżeli pieniądze na wszystkie wydatki zostały opłacone przez pracownika, osobę prowadzącą działalność na własny rachunek lub firmę.
W Stanach Zjednoczonych pracownicy, którzy chcą odliczyć koszty podróży, muszą złożyć długi formularz 1040 i formularz 2106. Właściciele firm, osoby prowadzące działalność na własny rachunek lub osoby z ograniczoną odpowiedzialnością będą inaczej potrącać koszty podróży. Muszą złożyć formularze podatkowe dla firm, aby ubiegać się o te wydatki.
Każdy kraj ma własne zasady dotyczące tego, jak odliczyć te wydatki, a które kwalifikują się. Ważne jest, aby zapoznać się z lokalnymi lub krajowymi przepisami podatkowymi, aby określić, jakie wydatki uznaje się za dopuszczalne. Skomplikowane potrącenia lub częste podróże mogą uzasadniać uzyskanie usług księgowego lub rzecznika podatkowego, aby wszystkie formularze były prawidłowo wypełniane. W każdym razie osoby planujące ubiegać się o zwrot kosztów podróży muszą zachować wszystkie rachunki, ponieważ stanowią one dowód każdego wydatku.