¿Qué es un diario de recibos de efectivo?
Un diario de recibos de efectivo es un registro especial utilizado en contabilidad, generalmente por los minoristas. Implica registrar los detalles de las ventas de una manera específica. A su vez, el diario de recibos de efectivo recopila la información relevante de una manera que facilita la copia, en conjunto, a las cuentas tradicionales de doble entrada.
La mayoría de las cuentas de la empresa se preparan utilizando la base de doble entrada. Esto funciona en torno al concepto de que cada transacción es un intercambio y, por lo tanto, afecta la riqueza general de una empresa de dos maneras. Por ejemplo, cuando un minorista vende un libro, su saldo de efectivo aumenta por el precio de compra, mientras que el valor de sus acciones totales disminuye.
Para tener esto en cuenta, cada transacción se enumera en dos columnas separadas en las cuentas. Un elemento de la transacción aparece como débito y el otro como crédito. Esto también realiza una función administrativa, ya que, en cualquier período de tiempo, los totales de las columnas de débito y crédito deben ser idénticos. Cuando no coinciden, la explicación habitual es que se ha realizado un listado o error matemático. La comprobación periódica de esta manera puede detectar errores y hacerlos más fáciles de encontrar que si se hubieran dejado hasta el final de un período contable completo.
El principal inconveniente de la contabilidad de doble entrada es que puede ser demasiado complicado llevarlo a cabo todos los días, particularmente en configuraciones donde hay un contador especializado que no está disponible para el lado minorista real del negocio. Este puede ser el caso con una pequeña empresa, donde el propietario utiliza un contador externo, o con una gran empresa, donde un contador trabaja desde una oficina central de una empresa con múltiples puntos de venta.
La solución a este problema es una serie de documentos conocidos como libros de entrada principal o libros de entrada original. Estos son documentos que pueden usarse para registrar fácilmente datos financieros por primera vez, por ejemplo, por un gerente de la tienda al final de cada día, trabajando desde la recepción hasta los recibos. Los ejemplos incluyen libros relacionados con transacciones bancarias y compras a proveedores.
Uno de estos libros de entrada principal es el diario de recibos de efectivo. Esto cubre cada transacción de venta que se realiza en efectivo. En este contexto, efectivo significa que el pago es inmediato y no a crédito; puede cubrir pagos en monedas físicas, tarjetas de débito o crédito y cheques. Además de enumerar los detalles de cada transacción, el diario de recibos de efectivo también incluirá detalles como descuentos otorgados a un cliente con respecto al precio minorista estándar. Esto puede ser importante, ya que las empresas a menudo valorarán sus existencias existentes en función de su precio de venta final esperado, y esta valoración supondrá que se recibirá el precio minorista completo.