O que é um diário de recebimentos?

Um diário de recebimentos de caixa é um registro especial usado na contabilidade, geralmente pelos varejistas. Envolve registrar os detalhes das vendas de uma maneira específica. Por sua vez, o diário de recebimentos reúne as informações relevantes de uma maneira que facilita a cópia, agregada, para as contas tradicionais de entrada dupla.

A maioria das contas da empresa é preparada com base na entrada dupla. Isso funciona em torno do conceito de que toda transação é uma troca e, portanto, afeta a riqueza geral de uma empresa de duas maneiras. Por exemplo, quando um varejista vende um livro, seu saldo de caixa aumenta pelo preço de compra, enquanto o valor de seu estoque geral diminui.

Para levar isso em consideração, cada transação é listada em duas colunas separadas nas contas. Um elemento da transação é listado como um débito e o outro como um crédito. Isso também desempenha uma função administrativa, pois, durante qualquer período, os totais das colunas de débito e crédito devem ser idênticos. Onde eles não coincidem, a explicação usual é que foi feita uma listagem ou erro matemático. A verificação regular dessa maneira pode detectar erros e torná-los mais fáceis de encontrar do que se fossem deixados até o final de um período contábil completo.

A principal desvantagem da contabilidade de dupla entrada é que ela pode ser complicada demais para ser executada todos os dias, principalmente nas instalações em que existe um contador especializado que não está disponível para o setor de varejo real da empresa. Pode ser o caso de uma pequena empresa, em que o proprietário utiliza um contador externo ou de uma grande empresa, em que um contador trabalha no escritório central de uma empresa com vários pontos de venda.

A solução para esse problema é uma série de documentos conhecidos como livros de entrada principal ou livros de entrada original. Estes são documentos que podem ser usados ​​para registrar facilmente dados financeiros pela primeira vez, por exemplo, por um gerente de loja no final de cada dia, trabalhando desde os recebimentos até o recebimento. Exemplos incluem livros que lidam com transações bancárias e compras de fornecedores.

Um desses livros de entrada principal é o diário de recebimentos. Isso abrange cada transação de vendas que é feita em dinheiro. Nesse contexto, dinheiro significa que o pagamento é imediato e não a crédito; pode cobrir pagamentos em moedas físicas, cartões de débito ou crédito e cheques. Além de listar os detalhes de cada transação, o diário de recebimentos também listará detalhes como descontos concedidos a um cliente em relação ao preço de varejo padrão. Isso pode ser importante, pois as empresas geralmente valorizam seu estoque existente com base no preço final esperado de venda e essa avaliação pressupõe que o preço total de varejo será recebido.