Was ist ein Kassenbuch?
Ein Kassenbuch ist ein spezieller Datensatz, der im Rechnungswesen üblicherweise von Einzelhändlern verwendet wird. Dabei werden die Umsatzdetails auf eine bestimmte Art und Weise erfasst. Das Kassenbelegjournal sammelt die relevanten Informationen auf eine Weise, die das Kopieren auf herkömmliche Konten mit doppelter Erfassung insgesamt erleichtert.
Die meisten Unternehmenskonten werden auf der Basis der doppelten Erfassung erstellt. Dies beruht auf dem Konzept, dass jede Transaktion eine Börse ist und sich somit auf zweierlei Weise auf das Gesamtvermögen eines Unternehmens auswirkt. Wenn ein Einzelhändler beispielsweise ein Buch verkauft, erhöht sich sein Barguthaben um den Kaufpreis, während sich der Wert seines Gesamtbestandes verringert.
Um dies zu berücksichtigen, wird jede Transaktion in zwei separaten Spalten in den Konten aufgelistet. Ein Element der Transaktion wird als Lastschrift und das andere als Gutschrift aufgeführt. Dies führt auch eine administrative Funktion aus, da über einen beliebigen Zeitraum die Summen für die Soll- und Haben-Spalten identisch sein sollten. Wenn sie nicht übereinstimmen, ist die übliche Erklärung, dass eine Auflistung oder ein mathematischer Fehler gemacht wurde. Eine regelmäßige Überprüfung auf diese Weise kann dazu führen, dass Fehler aufgefangen und leichter gefunden werden, als wenn sie bis zum Ende eines vollständigen Abrechnungszeitraums verbleiben würden.
Der Hauptnachteil der doppelten Buchführung besteht darin, dass die tägliche Durchführung zu kompliziert sein kann, insbesondere bei Setups, bei denen ein spezialisierter Buchhalter für den Einzelhandel nicht zur Verfügung steht. Dies kann bei kleinen Unternehmen der Fall sein, bei denen der Inhaber einen externen Buchhalter verwendet, oder bei großen Unternehmen, bei denen ein Buchhalter von einer Zentrale eines Unternehmens mit mehreren Einzelhandelsgeschäften aus arbeitet.
Die Lösung für dieses Problem ist eine Reihe von Dokumenten, die als Erst- oder Originaleintragsbücher bezeichnet werden. Hierbei handelt es sich um Dokumente, mit denen erstmals auf einfache Weise Finanzdaten erfasst werden können, z. B. von einem Filialleiter am Ende eines jeden Tages, der von den Kassenbelegen aus arbeitet. Beispiele sind Bücher über Bankgeschäfte und Einkäufe bei Lieferanten.
Eines dieser Prime-Entry-Bücher ist das Kassenbuch. Dies gilt für jede Verkaufstransaktion, die auf Barbasis erfolgt. In diesem Zusammenhang bedeutet Bargeld, dass die Zahlung sofort und nicht auf Kredit erfolgt. Es kann die Zahlung in physischen Münzen, Debit- oder Kreditkarten und Schecks abdecken. Das Kassenbonjournal listet nicht nur die Details jeder Transaktion auf, sondern auch Details wie etwa Rabatte, die einem Kunden auf den Standardverkaufspreis gewährt werden. Dies kann wichtig sein, da Unternehmen ihre vorhandenen Aktien häufig anhand des erwarteten endgültigen Verkaufspreises bewerten und bei dieser Bewertung davon ausgegangen wird, dass der vollständige Einzelhandelspreis eingeht.