Wat is een dagboek van contante ontvangsten?

Een journaal in contanten is een speciaal record dat wordt gebruikt in de boekhouding, meestal door retailers. Het gaat om het vastleggen van de details van de verkoop op een specifieke manier. Op zijn beurt verzamelt het kasontvangstenjournaal de relevante informatie op een manier die het eenvoudiger maakt om over het algemeen naar traditionele dubbele boekhoudingen te kopiëren.

De meeste bedrijfsaccounts worden opgesteld op basis van dubbele invoer. Dit werkt rond het concept dat elke transactie een uitwisseling is en dus de totale rijkdom van een bedrijf op twee manieren beïnvloedt. Wanneer een winkelier bijvoorbeeld een boek verkoopt, wordt zijn kassaldo verhoogd met de aankoopprijs, terwijl de waarde van zijn totale voorraad daalt.

Om hiermee rekening te houden, wordt elke transactie in twee afzonderlijke kolommen in de rekeningen vermeld. Eén element van de transactie wordt vermeld als een debet en het andere als een krediet. Dit heeft ook een administratieve functie, aangezien de totalen voor de debet- en creditkolommen gedurende een bepaalde periode identiek moeten zijn. Waar ze niet overeenkomen, is de gebruikelijke verklaring dat een vermelding of wiskundige fout is gemaakt. Regelmatige controle op deze manier kan fouten opsporen en gemakkelijker vindbaar maken dan wanneer ze waren achtergelaten tot het einde van een volledige boekhoudperiode.

Het belangrijkste nadeel van dubbele boekhouding is dat het te ingewikkeld kan zijn om elke dag uit te voeren, vooral in instellingen waar een gespecialiseerde accountant aanwezig is die niet aanwezig is voor de daadwerkelijke detailhandel van het bedrijf. Dit kan het geval zijn met een klein bedrijf, waarbij de eigenaar een externe accountant gebruikt, of met een groot bedrijf, waar een accountant werkt vanuit een centraal kantoor van een bedrijf met meerdere winkels.

De oplossing voor dit probleem is een reeks documenten die bekend staan ​​als books of prime entry of books of original entry. Dit zijn documenten die kunnen worden gebruikt om voor het eerst eenvoudig financiële gegevens vast te leggen, bijvoorbeeld door een winkelmanager aan het einde van elke dag, werkend vanaf de ontvangstbewijzen. Voorbeelden zijn boeken over banktransacties en aankopen bij leveranciers.

Een van deze boeken van prime entry is het dagboek van contante ontvangsten. Dit omvat elke verkooptransactie die contant is. In deze context betekent contant geld dat de betaling onmiddellijk plaatsvindt en niet op krediet; het kan de betaling in fysieke munten, bankpassen of creditcards en cheques dekken. Naast een overzicht van de details van elke transactie, bevat het kasontvangstenjournaal ook details zoals kortingen die aan een klant worden gegeven tegen de standaard verkoopprijs. Dit kan belangrijk zijn, omdat bedrijven hun bestaande voorraad vaak waarderen op basis van de verwachte uiteindelijke verkoopprijs en bij deze waardering wordt ervan uitgegaan dat de volledige verkoopprijs wordt ontvangen.