Qu'est-ce qu'un journal de reçus de caisse?
Un journal des encaissements est un enregistrement spécial utilisé en comptabilité, généralement par les détaillants. Il consiste à enregistrer les détails des ventes d'une manière spécifique. À son tour, le journal des encaissements rassemble les informations pertinentes de manière à faciliter la copie, dans l’ensemble, des comptes classiques à double entrée.
La plupart des comptes d’entreprise sont établis sur la base de la double entrée. Cela contourne le concept que chaque transaction est un échange et affecte donc la richesse globale d'une entreprise de deux manières. Par exemple, lorsqu'un détaillant vend un livre, son solde de caisse augmente du prix d'achat, tandis que la valeur de l'ensemble de son stock diminue.
Pour en tenir compte, chaque transaction est répertoriée dans deux colonnes distinctes dans les comptes. Un élément de la transaction est répertorié en tant que débit, et l’autre en tant que crédit. Cela remplit également une fonction administrative car, sur toute période de temps, les totaux des colonnes débit et crédit doivent être identiques. Lorsqu'elles ne correspondent pas, l'explication habituelle est qu'une erreur de liste ou une erreur mathématique a été commise. Un contrôle régulier de cette manière peut détecter les erreurs et les rendre plus faciles à détecter que si elles étaient laissées jusqu'à la fin d'une période comptable complète.
Le principal inconvénient de la comptabilité en partie double est qu’elle peut être trop compliquée à réaliser au quotidien, en particulier dans les situations où un expert-comptable n’est pas disponible pour le secteur de la vente au détail. Cela peut être le cas d'une petite entreprise, où le propriétaire fait appel à un comptable externe, ou d'une grande entreprise, où un comptable travaille à partir du bureau central d'une entreprise possédant plusieurs points de vente.
La solution à ce problème consiste en une série de documents appelés livres d’entrée principale ou livres d’entrée originale. Ce sont des documents qui peuvent être utilisés pour enregistrer facilement des données financières pour la première fois, par exemple par un gérant de magasin à la fin de chaque jour ouvrable, en commençant par les reçus. Les exemples incluent des livres traitant des transactions bancaires et des achats auprès de fournisseurs.
Le journal des encaissements est l’un de ces registres de premier ordre. Cela couvre chaque transaction de vente qui est sur une base de trésorerie. Dans ce contexte, le paiement en espèces signifie que le paiement est immédiat et non à crédit; il peut couvrir le paiement en pièces physiques, cartes de débit ou de crédit et chèques. En plus de répertorier les détails de chaque transaction, le journal des encaissements listera également des détails tels que les remises accordées à un client par rapport au prix de détail standard. Cela peut être important, car les entreprises évaluent souvent leur stock existant en fonction du prix de vente final prévu, et cette évaluation supposera que le prix de détail sera reçu dans son intégralité.