Vad är en kassakvittojournal?
En kassakvittojournal är en speciell post som används i redovisning, vanligtvis av återförsäljare. Det handlar om att registrera detaljerna i försäljningen på ett specifikt sätt. I sin tur samlar kassakvittojournalen samman relevant information på ett sätt som gör det lättare att kopiera över, sammanlagt, till traditionella konton med dubbel post.
De flesta företagskonton upprättas med hjälp av dubbelbokningsbasen. Detta fungerar kring konceptet att varje transaktion är ett utbyte och därmed påverkar ett företags totala förmögenhet på två sätt. Till exempel när en återförsäljare säljer en bok ökade dess kontanta saldo med inköpspriset, medan värdet på dess totala lager minskar.
För att ta hänsyn till detta listas varje transaktion i två separata kolumner i kontona. En del av transaktionen listas som en debetning och den andra som en kredit. Detta utför också en administrativ funktion eftersom summan för debiterings- och kreditkolumner över en viss tid bör vara identiska. Om de inte stämmer överens, är den vanliga förklaringen att en lista eller ett matematiskt fel har gjorts. Regelbunden kontroll på detta sätt kan fånga fel och göra dem lättare att hitta än om de lämnades tills slutet av en full redovisningsperiod.
Den största nackdelen med bokföring med dubbla poster är att det kan vara för komplicerat att utföra varje dag, särskilt i uppsättningar där det finns en specialiserad revisor som inte är till hands för den verkliga detaljhandelssidan av verksamheten. Detta kan vara fallet med ett litet företag, där innehavaren använder en extern revisor, eller med ett stort företag, där en revisor arbetar från ett centralkontor i ett företag med flera butiker.
Lösningen på detta problem är en serie dokument som kallas böcker med huvudinmatning eller böcker med originalinmatning. Det här är dokument som kan användas för att enkelt spela in finansiella data för första gången, till exempel av en butikschef i slutet av varje dag som arbetar från till kvitton. Exempel inkluderar böcker som handlar med banktransaktioner och köp från leverantörer.
En av dessa böcker med främsta inträde är kassakvittojournalen. Detta täcker varje försäljningstransaktion som sker kontant. I detta sammanhang betyder kontanter att betalningen är omedelbar snarare än på kredit; det kan täcka betalning i fysiska mynt, betalkort eller kreditkort och checkar. Förutom att upprätta informationen om varje transaktion kommer kontantintäktsdagboken också att lista detaljer såsom rabatter som ges till en kund mot det vanliga detaljhandelspriset. Detta kan vara viktigt, eftersom företag ofta värderar sina befintliga lager baserat på det förväntade slutliga försäljningspriset, och denna värdering kommer att förutsätta att hela detaljhandelspriset kommer att erhållas.