Co to jest dziennik wpływów pieniężnych?

Arkusz pokwitowań pieniężnych jest specjalnym zapisem stosowanym w rachunkowości, zwykle przez detalistów. Polega na zapisywaniu szczegółów sprzedaży w określony sposób. Z kolei dziennik pokwitowań pieniężnych gromadzi odpowiednie informacje w sposób, który ułatwia kopiowanie zbiorcze na tradycyjne konta z podwójnym wpisem.

Większość rachunków firmowych jest przygotowywana na zasadzie podwójnego zapisu. Działa to wokół koncepcji, że każda transakcja jest giełdą, a zatem wpływa na ogólne bogactwo firmy na dwa sposoby. Na przykład, gdy sprzedawca sprzedaje książkę, jej saldo gotówkowe wzrasta o cenę zakupu, a wartość jego ogólnych zapasów maleje.

Aby to uwzględnić, każda transakcja jest wymieniona w dwóch osobnych kolumnach na kontach. Jeden element transakcji jest wymieniony jako obciążenie, a drugi jako kredyt. Pełni również funkcję administracyjną, ponieważ w dowolnym okresie sumy dla kolumn debetowych i kredytowych powinny być identyczne. Jeśli się nie zgadzają, zwykle wyjaśnia się, że popełniono błąd w matematyce lub na liście. Regularne sprawdzanie w ten sposób może wykryć błędy i ułatwić ich znalezienie, niż gdyby pozostawiono je do końca pełnego okresu rozliczeniowego.

Główną wadą rachunkowości podwójnego zapisu jest to, że może być zbyt skomplikowane, aby przeprowadzać ją codziennie, szczególnie w konfiguracjach, w których istnieje specjalistyczny księgowy, który nie jest pod ręką, jeśli chodzi o rzeczywistą stronę sprzedaży detalicznej. Może tak być w przypadku małej firmy, w której właściciel korzysta z usług zewnętrznego księgowego lub dużej firmy, w której księgowy pracuje w centrali firmy z wieloma punktami sprzedaży detalicznej.

Rozwiązaniem tego problemu jest seria dokumentów znanych jako księgi głównego zapisu lub księgi oryginału. Są to dokumenty, które mogą być użyte do łatwego zarejestrowania danych finansowych po raz pierwszy, na przykład przez kierownika sklepu na koniec każdego dnia, pracującego od paragonu kasowego. Przykłady obejmują książki dotyczące transakcji bankowych i zakupów od dostawców.

Jedną z tych ksiąg pierwszego zapisu jest dziennik przyjęć gotówkowych. Obejmuje to każdą transakcję sprzedaży, która odbywa się na zasadzie kasowej. W tym kontekście gotówka oznacza, że ​​płatność jest natychmiastowa, a nie na kredyt; może obejmować płatności fizycznymi monetami, kartami debetowymi lub kredytowymi oraz czekami. Oprócz wykazu szczegółów każdej transakcji, dziennik pokwitowań gotówkowych będzie również zawierał szczegóły, takie jak rabaty udzielone klientowi w stosunku do standardowej ceny detalicznej. Może to być ważne, ponieważ firmy często wyceniają swoje istniejące zapasy na podstawie oczekiwanej ostatecznej ceny sprzedaży, a ta wycena zakłada, że ​​otrzymana zostanie pełna cena detaliczna.