¿Qué es una cuenta de control?
Una cuenta de control es una cuenta financiera responsable de mantener los datos de las cuentas subsidiarias. Por ejemplo, las cuentas por cobrar representan dinero adeudado a clientes que compraron bienes y servicios de una empresa. Cada cliente generalmente tiene su propia cuenta financiera en el diario de cuentas por cobrar de una empresa. Una cuenta de control se encuentra en el libro mayor, que contiene el monto agregado de todas las cuentas en el diario de cuentas por cobrar. Pueden existir otras cuentas de control en el sistema de contabilidad financiera de una empresa.
Los sistemas de contabilidad requieren el uso de varias revistas que contienen información detallada. Los diarios pueden incluir recibos y desembolsos de efectivo, cuentas por pagar y por cobrar, nóminas y otros diarios. Un diario contiene información detallada sobre cada transacción financiera que ocurre en las operaciones comerciales normales de una empresa. La información puede incluir nombres, descripciones breves de transacciones y fechas; montos en dólares y débito o crédito compensatorio y los cálculos también pueden ser necesarios para la entrada. Esta información no es necesaria para el libro mayor, especialmente porque demasiada información puede saturar el libro mayor, lo que lleva al uso de una cuenta de control.
Otra herramienta utilizada junto con una cuenta de control es un informe o cronograma de antigüedad. Las cuentas por cobrar comúnmente tienen un informe de antigüedad asociado para que las empresas puedan determinar qué clientes no han pagado sus facturas. La compañía se enfoca en estas personas para cobrar facturas pendientes. Este cronograma también funciona para las cuentas por pagar, que son fondos adeudados por una empresa a proveedores o vendedores. El cronograma informa qué facturas vencen a una empresa y cuánto deben.
Los libros de contabilidad generales son la principal herramienta de contabilidad que una empresa utiliza para preparar los estados financieros. Cada cuenta individual y de control entra en un saldo de prueba, que es un informe de estado prefinanciero. El saldo de prueba enumera cada cuenta individual que contiene información financiera. Los contadores pueden revisar la información para verificar su exactitud y validez antes de la preparación de los estados financieros. Una cuenta de control puede necesitar reconciliación antes de completar el ciclo contable y cerrar los libros de una empresa.
Una cuenta de control puede estar altamente sujeta a errores. Como el libro mayor solo informa el total agregado de un diario, es posible que las cifras inexactas estén en un diario. Los contadores deben revisar el diario y trabajar en cada entrada para el período contable. Cada período generalmente corresponde con un mes calendario. Los contadores buscan transposiciones, entradas duplicadas, cálculos incorrectos y otros errores.
Por lo general, las empresas pueden crear sus propios conjuntos de diarios contables, libros de contabilidad y cuentas de control. Esta flexibilidad permite a una empresa crear un sistema que funcione mejor para sus operaciones. El uso de cuentas de control puede o no ser necesario dependiendo de las operaciones de una empresa.