O que é uma conta de controle?
Uma conta de controle é uma conta financeira responsável pela manutenção de dados de contas subsidiárias. Por exemplo, contas a receber representam dinheiro devido de clientes que compraram bens e serviços de uma empresa. Cada cliente normalmente possui sua própria conta financeira no diário de contas a receber de uma empresa. Uma conta controladora está no razão geral, contendo o valor agregado de todas as contas no diário de contas a receber. Outras contas de controle podem existir no sistema de contabilidade financeira de uma empresa.
Os sistemas de contabilidade exigem o uso de vários periódicos que contêm informações detalhadas. Os diários podem incluir recebimentos e desembolsos em dinheiro, contas a pagar e receber, folha de pagamento e outros. Um diário contém informações detalhadas sobre cada transação financeira que ocorre nas operações comerciais normais de uma empresa. As informações podem incluir nomes, breves descrições de transações e datas; valores em dólares e débito ou crédito e cálculos compensatórios também podem ser necessários para a entrada. Essas informações não são necessárias para o razão geral, principalmente porque muitas informações podem causar confusão no razão, levando ao uso de uma conta de controle.
Outra ferramenta usada em conjunto com uma conta de controle é um relatório ou cronograma de vencimento. As contas a receber geralmente têm um relatório de vencimento associado, para que as empresas possam determinar quais clientes não pagaram suas contas. A empresa concentra-se nessas pessoas para cobrar contas pendentes. Esse cronograma também funciona para contas a pagar, que são o dinheiro devido por uma empresa a fornecedores ou vendedores. O cronograma informa quais contas uma empresa está vencendo e quanto deve.
Os livros-razão geral são a principal ferramenta contábil que uma empresa usa para preparar demonstrações financeiras. Cada conta individual e controladora entra em um balancete, que é um relatório de demonstração pré-financeira. O balancete lista cada conta individual que contém informações financeiras. Os contadores podem revisar as informações quanto à precisão e validade antes da preparação das demonstrações financeiras. Uma conta de controle pode precisar de reconciliação antes de concluir o ciclo contábil e fechar os livros da empresa.
Uma conta controladora pode estar altamente sujeita a erros. Como o razão geral informa apenas o total agregado de um diário, é possível que números imprecisos estejam em um diário. Os contadores precisam revisar o diário e trabalhar com cada entrada do período contábil. Cada período normalmente corresponde a um mês civil. Os contadores procuram transposições, entradas duplicadas, cálculos incorretos e outros erros.
As empresas normalmente podem criar seus próprios conjuntos de diários contábeis, livros contábeis e contas de controle. Essa flexibilidade permite que uma empresa crie um sistema que funcione melhor para suas operações. O uso de contas de controle pode ou não ser necessário, dependendo das operações da empresa.