Wat is een controlerend account?
Een zeggenschapsrekening is een financiële rekening die verantwoordelijk is voor het bijhouden van gegevens van dochterrekeningen. Debiteuren vertegenwoordigen bijvoorbeeld geld dat verschuldigd is aan klanten die goederen en diensten van een bedrijf hebben gekocht. Elke klant heeft meestal zijn of haar eigen financiële rekening in het debiteurenjournaal van een bedrijf. Eén controlerende rekening bevindt zich in het grootboek, met het totale bedrag van alle rekeningen in het debiteurenboek. Andere controlerende rekeningen kunnen bestaan in het financiële boekhoudsysteem van een bedrijf.
Boekhoudsystemen vereisen het gebruik van verschillende tijdschriften die gedetailleerde informatie bevatten. Dagboeken kunnen contante ontvangsten en uitbetalingen, te betalen en te ontvangen rekeningen, loonlijst en andere dagboeken omvatten. Een dagboek bevat gedetailleerde informatie over elke financiële transactie die plaatsvindt in de normale bedrijfsvoering van een bedrijf. Informatie kan namen, korte beschrijvingen van transacties en datums bevatten; dollarbedragen en verrekening van debet of krediet en berekeningen kunnen ook nodig zijn voor de boeking. Deze informatie is niet nodig voor het grootboek, vooral omdat te veel informatie het grootboek kan overbelasten, wat leidt tot het gebruik van een controllingaccount.
Een ander hulpmiddel dat wordt gebruikt in combinatie met een controllingaccount is een verouderingsrapport of -schema. Debiteuren hebben meestal een bijbehorend verouderingsrapport, zodat bedrijven kunnen bepalen welke klanten hun rekeningen niet hebben betaald. Het bedrijf richt zich op deze personen om openstaande rekeningen te innen. Dit schema werkt ook voor crediteuren, die gelden zijn die een bedrijf verschuldigd is aan leveranciers of verkopers. Het schema rapporteert welke rekeningen een bedrijf moet vervallen en hoeveel ze verschuldigd zijn.
Grootboeken zijn het belangrijkste boekhoudinstrument dat een bedrijf gebruikt om een jaarrekening op te stellen. Elke individuele en controlerende rekening gaat naar een proefsaldo, wat een rapport van de prefinanciële overzichten is. Het proefsaldo geeft een overzicht van elke individuele rekening die financiële informatie bevat. Accountants kunnen de informatie controleren op juistheid en geldigheid voordat de jaarrekening wordt opgesteld. Een controlerende rekening moet mogelijk worden afgestemd voordat de boekhoudcyclus wordt voltooid en de boeken van een bedrijf worden gesloten.
Een beheerdersaccount kan sterk onderhevig zijn aan fouten. Omdat het grootboek alleen het totaal van een journaal rapporteert, kunnen onjuiste cijfers in een journaal staan. Accountants moeten het journaal doornemen en elke boeking voor de boekhoudperiode doorlopen. Elke periode komt meestal overeen met een kalendermaand. Accountants zoeken naar transposities, dubbele invoer, onjuiste berekeningen en andere fouten.
Bedrijven kunnen doorgaans hun eigen sets boekhouddagboeken, grootboeken en controllingaccounts maken. Dankzij deze flexibiliteit kan een bedrijf een systeem creëren dat het beste werkt voor zijn activiteiten. Het gebruik van controlerende accounts kan al dan niet noodzakelijk zijn, afhankelijk van de activiteiten van een bedrijf.