¿Qué es una caja de seguridad?
Uno de los servicios bancarios que las empresas de todos los tamaños pueden encontrar útiles es un servicio de caja de seguridad. Esencialmente, una caja de seguridad es simplemente una caja de correos que su banco establece para su negocio y que el banco controlará. Se le emite un mandato para que le permita a sus clientes enviar el pago de todas las facturas emitidas por su organización directamente a la caja de seguridad. A su vez, su banco abrirá toda la correspondencia, depositará los cheques en sus cuentas y le proporcionará acceso electrónico que le permite ver la actividad diaria. En resumen, su banco se convierte en el medio por el cual recauda cuentas por cobrar y las deposita en su operación, nómina u otra cuenta comercial designada.
Hay varias ventajas en asegurar una caja de seguridad para su negocio. Uno de los más importantes es la seguridad. En general, las cajas de seguridad están protegidas más allá de las medidas de seguridad habituales asociadas con tener una caja de correos. Cuando un pago alcanza su caja de seguridad, las posibilidades de que caiganG en las manos equivocadas es casi nulo. Esto puede darle a usted y a su base de clientes una sensación de comodidad.
En segundo lugar, el procedimiento de la caja de seguridad puede facilitarle mucho la publicación de pagos en su sistema de contabilidad. Muchos bancos pueden proporcionar detalles sobre los pagos depositados que incluyen imágenes de los cheques y cualquier otro documento que viene con el cheque. A menudo, un lote diario de recibos se puede descargar como un PDF y usarse para la entrada manual en su sistema. Este método evita que su equipo de contabilidad tenga que abrir el correo y ordene los cheques antes de ingresar los datos. Además, elimina tener que preparar un depósito bancario.
Sin embargo, es posible que pueda ahorrar aún más tiempo, dependiendo del tipo de software de contabilidad que use. Muchos bancos pueden proporcionar un informe delimitado que se puede importar directamente a algunos sistemas de software de contabilidad. Si eres lo suficientemente afortunado como paraVE Software compatible, entonces la tarea de publicar pagos puede tomarse unos momentos, incluso si la lista de pagos llega a los cientos.
Una tercera ventaja para el sistema Lockbox es que tiene un historial de respaldo de sus cuentas por cobrar. En caso de que ocurra algo importante con su sistema de contabilidad de software y pierda una parte o todos los datos, los informes del historial sobre la actividad de la caja de seguridad pueden ayudarlo a comenzar el proceso de reconstrucción. Esto significa que puede actualizar sus cuentas de clientes rápidamente, así como comenzar a reconstruir sus ingresos y informes de gastos mes por mes.
Si bien una caja de seguridad no realiza ninguna función que su equipo de contabilidad no pueda hacer por usted, las ventajas de la fuente de información guardada en el tiempo, la seguridad de la copia de seguridad y la seguridad mejorada hacen que un sistema de caja de seguridad sea una opción muy atractiva. Consulte con su banco hoy y vea lo que tienen para ofrecer en el camino de un programa de caja de seguridad.