Hvad er en Lockbox?
En af banktjenesterne, som virksomheder i alle størrelser kan finde nyttige, er en lockbox-tjeneste. I bund og grund er en lockbox simpelthen en postkasse, som din bank opretter for din virksomhed, og som banken vil kontrollere. Du får et overdragelsesadresse, der giver dine kunder mulighed for at sende betaling for alle fakturaer udstedt af din organisation direkte til lockbox. Til gengæld åbner din bank al korrespondance, deponerer checks på dine konti og giver dig elektronisk adgang, der giver dig mulighed for at se daglig aktivitet. Kort fortalt bliver din bank det middel, hvor du samler tilgodehavender og deponerer dem på din drifts-, lønnings- eller anden udpeget forretningskonto.
Der er flere fordele ved at sikre en lockbox til din virksomhed. En af de vigtigste er sikkerhed. Generelt er lockboxes beskyttet ud over de sædvanlige sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med at have et postkontor. Når en betaling når din lockbox, er chancerne for, at den falder i de forkerte hænder næsten nul. Dette kan give både dig og din kundebase en følelse af komfort.
For det andet kan lockbox-proceduren gøre det meget lettere for dig at bogføre betalinger i dit regnskabssystem. Mange banker er i stand til at give detaljer om de indbetalte betalinger, der inkluderer billeder af kontrollen og alle andre dokumenter, der følger med checken. Ofte kan en daglig batch af kvitteringer downloades som en PDF og bruges til manuel indtastning i dit system. Denne metode sparer dit regnskabsteam fra at skulle åbne mail og sortere kontrollerne, inden du indtaster dataene. Det eliminerer også at skulle forberede en bankindbetaling.
Du kan dog muligvis spare endnu mere tid, afhængigt af den type regnskabssoftware, du bruger. Mange banker kan levere en afgrænset rapport, der kan importeres direkte til nogle regnskabssoftwaresystemer. Hvis du er heldig nok til at have kompatibel software, kan opgaven med at indsende betalinger tage et par øjeblikke, selvom listen over betalinger når ud i hundreder.
En tredje fordel ved lockbox-systemet er, at du har en sikkerhedskopi af dine tilgodehavender. Hvis der sker noget større med dit software-regnskabssystem, og du mister en del eller alle dataene, kan historierapporter om lockbox-aktivitet hjælpe dig med at begynde genopbygningsprocessen. Dette betyder, at du hurtigt kan bringe dine kundekonti opdateret såvel som begynde at rekonstruere din indkomst og udgiftsrapportering måned for måned.
Mens en lockbox ikke udfører nogen funktion, som dit regnskabsteam ikke kunne udføre for dig, er fordelene ved sparet tid, sikkerhedskopiering af informationskilde og forbedret sikkerhed et lockbox-system til en meget attraktiv mulighed. Tjek med din bank i dag og se, hvad de har at tilbyde i vejen for et lockbox-program.