Wat is een lockbox?
Een van de bankdiensten die bedrijven van elke omvang nuttig kunnen vinden, is een lockbox-service. In wezen is een lockbox gewoon een postbus die uw bank voor uw bedrijf opzet en die de bank zal controleren. U krijgt een opdracht om te adresseren waarmee uw klanten alle facturen van uw organisatie rechtstreeks naar de lockbox kunnen verzenden. Op zijn beurt zal uw bank alle correspondentie openen, de cheques op uw rekeningen storten en u elektronische toegang bieden waarmee u de dagelijkse activiteiten kunt zien. Kortom, uw bank wordt het middel waarmee u vorderingen kunt innen en op uw operationele, loonlijst of andere aangewezen zakelijke rekening kunt storten.
Het beveiligen van een lockbox voor uw bedrijf heeft verschillende voordelen. Een van de belangrijkste is beveiliging. Over het algemeen worden lockboxes beschermd boven en buiten de gebruikelijke beveiligingsmaatregelen in verband met het hebben van een postbus. Wanneer een betaling uw lockbox bereikt, is de kans dat deze in verkeerde handen valt bijna nul. Dit kan zowel u als uw klanten een gevoel van comfort geven.
Ten tweede kan de lockbox-procedure het voor u veel gemakkelijker maken om betalingen in uw boekhoudsysteem te boeken. Veel banken kunnen details over de gestorte betalingen verstrekken, inclusief afbeeldingen van de cheques en alle andere documenten die bij de cheque worden geleverd. Vaak kan een dagelijkse partij bonnen als PDF worden gedownload en worden gebruikt voor handmatige invoer in uw systeem. Deze methode voorkomt dat uw boekhoudteam e-mail moet openen en de cheques moet sorteren voordat de gegevens worden ingevoerd. Ook hoeft u geen bankdeposito's voor te bereiden.
Afhankelijk van het type boekhoudsoftware dat u gebruikt, kunt u mogelijk nog meer tijd besparen. Veel banken kunnen een afgebakend rapport verstrekken dat rechtstreeks in sommige boekhoudsoftware kan worden geïmporteerd. Als u het geluk hebt compatibele software te hebben, kan de taak van het plaatsen van betalingen even duren, zelfs als de lijst met betalingen de honderden bereikt.
Een derde voordeel van het lockbox-systeem is dat u een back-upgeschiedenis van uw vorderingen hebt. Als er iets belangrijks gebeurt met uw softwareboekhoudsysteem en u een deel of alle gegevens verliest, kunnen geschiedenisrapporten over lockbox-activiteit u helpen bij het begin van het proces van opnieuw opbouwen. Dit betekent dat u uw klantenaccounts snel kunt bijwerken en maandelijks uw inkomsten- en uitgavenrapportage kunt reconstrueren.
Hoewel een lockbox geen enkele functie uitvoert die uw boekhoudteam niet voor u kon doen, maken de voordelen van tijdwinst, back-upinformatiebron en verbeterde beveiliging een lockbox-systeem een zeer aantrekkelijke optie. Neem vandaag nog contact op met uw bank en kijk wat zij te bieden hebben in de vorm van een lockbox-programma.