Wat is een lockbox?
Een van de bankdiensten die bedrijven van elke omvang nuttig kunnen vinden, is een Lockbox -service. In wezen is een lockbox gewoon een postbus dat uw bank voor uw bedrijf vaststelt en die de bank zal controleren. U krijgt een opdracht om aan te pakken waarmee uw klanten de betaling kunnen verzenden voor alle facturen die door uw organisatie rechtstreeks naar de lockbox zijn uitgegeven. Op zijn beurt zal uw bank alle correspondentie openen, de cheques op uw rekeningen storten en u elektronische toegang bieden waarmee u dagelijkse activiteit kunt zien. Kortom, uw bank wordt het middel waardoor u vorderingen verzamelt en deze op uw operationele, loonlijst of andere aangewezen zakelijke account stort.
Er zijn verschillende voordelen voor het beveiligen van een lockbox voor uw bedrijf. Een van de belangrijkste is beveiliging. Over het algemeen worden lockboxen beschermd boven en buiten de gebruikelijke beveiligingsmaatregelen die verband houden met het hebben van een postbus. Wanneer een betaling uw lockbox bereikt, valt de kans dat deze valtG in de verkeerde handen is zo ongeveer nul. Dit kan zowel u als uw klantenbestand een gevoel van comfort geven.
Ten tweede kan de lockbox -procedure het voor u veel eenvoudiger maken om betalingen in uw boekhoudsysteem te plaatsen. Veel banken kunnen details verstrekken over de gedeponeerde betalingen met afbeeldingen van de cheques en andere documenten die bij de cheque worden geleverd. Vaak kan een dagelijkse bat bonnen worden gedownload als een PDF en worden gebruikt voor handmatige toegang tot uw systeem. Deze methode bewaart uw boekhoudteam om e -mail te moeten openen en de cheques uit te zoeken voordat u de gegevens invoert. Het elimineert ook het moeten voorbereiden van een bankafzetting.
U kunt echter misschien nog meer tijd besparen, afhankelijk van het type boekhoudsoftware dat u gebruikt. Veel banken kunnen een afgebakend rapport bieden dat rechtstreeks in sommige boekhoudsoftwaresystemen kan worden geïmporteerd. Als je het geluk hebt om ha te zijnVE -compatibele software, dan kan de taak om betalingen te posten enkele ogenblikken duurt, zelfs als de lijst met betalingen in de honderden reikt.
Een derde voordeel van het Lockbox -systeem is dat u een back -upgeschiedenis van uw vorderingen hebt. Als er iets belangrijks gebeurt met uw softwareboekhoudsysteem en u een deel of alle gegevens verliest, kunnen geschiedenisrapporten over Lockbox -activiteit u helpen bij het herbouwen van de wederopbouw. Dit betekent dat u uw klantaccounts snel up -to -date kunt brengen en uw inkomsten- en kostenrapportage maand na maand kunt reconstrueren.
Hoewel een lockbox geen functie uitvoert die uw boekhoudkundige team niet voor u zou kunnen doen, maken de voordelen van tijd die wordt bespaard, back -upinformatiebron en verbeterde beveiliging een lockbox -systeem een zeer aantrekkelijke optie. Neem vandaag nog contact op met uw bank en kijk wat ze te bieden hebben in de weg van een Lockbox -programma.