Co je to Lockbox?

Jednou z bankovních služeb, které mohou podniky všech velikostí považovat za užitečné, je služba lockbox. V zásadě je uzamykatelná schránka jednoduše poštovní schránkou, kterou vaše banka zřídí pro vaši firmu a kterou bude banka ovládat. Dostanete poukázku na adresu, která zákazníkům umožní zasílat platby za všechny faktury vystavené vaší organizací přímo do uzamykatelného boxu. Vaše banka zase otevře veškerou korespondenci, uloží šeky na vaše účty a poskytne vám elektronický přístup, který vám umožní vidět každodenní činnost. Stručně řečeno, vaše banka se stává prostředkem, kterým shromažďujete pohledávky a ukládáte je na svůj provozní, mzdový nebo jiný určený obchodní účet.

Zabezpečení uzamykatelného boxu pro vaši firmu má několik výhod. Jedním z nejdůležitějších je bezpečnost. Obecně jsou uzamykatelné schránky chráněny nad rámec obvyklých bezpečnostních opatření spojených s poštovní schránkou. Když platba dosáhne vašeho zámku, je šance, že se dostane do nesprávných rukou, téměř nulová. To může poskytnout vám i vaší zákaznické základně pocit pohodlí.

Za druhé, procedura lockbox vám může výrazně usnadnit účtování plateb do vašeho účetního systému. Mnoho bank je schopno poskytnout podrobnosti o vložených platbách, které obsahují obrázky šeků a jakékoli další dokumenty, které jsou součástí šeku. Denní dávku účtenek lze často stáhnout jako PDF a použít pro ruční zadání do systému. Tato metoda šetří váš účetní tým před otevřením pošty a tříděním kontrol před zadáním dat. Rovněž eliminuje nutnost přípravy bankovního vkladu.

V závislosti na typu používaného účetního softwaru však můžete ušetřit ještě více času. Mnoho bank může poskytnout ohraničený výkaz, který lze importovat přímo do některých účetních softwarových systémů. Pokud máte to štěstí, že máte kompatibilní software, může úkol účtování plateb trvat několik okamžiků, i když seznam plateb dosáhne stovek.

Třetí výhodou systému lockbox je to, že máte zálohu svých pohledávek. Pokud se s vaším účetním systémem softwaru stane něco zásadního a ztratíte část nebo všechna data, mohou vám zprávy o historii činnosti uzamčení pomoci zahájit proces obnovy. To znamená, že můžete rychle aktualizovat své zákaznické účty a také začít měsíc po měsíci rekonstruovat přehledy příjmů a výdajů.

Zatímco uzamykatelná schránka nevykonává žádnou funkci, kterou by váš účetní tým nemohl udělat pro vás, výhody ušetřeného času, zdroje informací o záloze a vylepšené zabezpečení činí z uzamykatelného systému velmi atraktivní volbu. Podívejte se na svou banku ještě dnes a podívejte se, co mohou nabídnout ve formě programu lockbox.