Vad är en Lockbox?
En av banktjänsterna som företag i alla storlekar kan hitta användbara är en lockbox-tjänst. I huvudsak är en lockbox helt enkelt en postbox som din bank skapar för ditt företag och som banken kommer att kontrollera. Du har fått ett uppdrag att adressera som gör att dina kunder kan skicka betalning för alla fakturor som utfärdats av din organisation direkt till lockboxen. I sin tur kommer din bank att öppna all korrespondens, lägga in checkarna på dina konton och ge dig elektronisk åtkomst som gör att du kan se daglig aktivitet. Kort sagt blir din bank det sättet att du samlar in fordringar och sätter in dem på ditt drifts-, lönekontor eller annat angivet företagskonto.
Det finns flera fördelar med att säkra en lockbox för ditt företag. En av de viktigaste är säkerheten. Generellt skyddas lockboxar utöver de vanliga säkerhetsåtgärderna i samband med att ha en postbox. När en betalning når din lockbox är chansen att den faller i fel händer nästan noll. Detta kan ge både dig och din kundbas en känsla av komfort.
För det andra kan lockbox-förfarandet göra det mycket lättare för dig att bokföra betalningar i ditt bokföringssystem. Många banker kan ge detaljer om de deponerade betalningarna som inkluderar bilder av checkarna och alla andra dokument som medföljer checken. Ofta kan en daglig grupp kvitton laddas ner som PDF och användas för manuell inmatning i ditt system. Den här metoden sparar ditt redovisningsteam från att behöva öppna e-post och sortera kontrollerna innan du anger data. Dessutom elimineras det att behöva förbereda en bankinsättning.
Det kan dock hända att du kan spara ännu mer tid, beroende på vilken bokföringsprogram du använder. Många banker kan tillhandahålla en avgränsad rapport som kan importeras direkt till vissa redovisningssystem. Om du har turen att ha kompatibel programvara kan uppgiften att bokföra betalningar ta några ögonblick, även om listan över betalningar når hundratals.
En tredje fördel med lockbox-systemet är att du har en reservhistorik för dina fordringar. Om något större inträffar med ditt programvarubokföringssystem och du tappar en del av eller all information, kan historikrapporter om lockboxaktivitet hjälpa dig att börja ombyggnaden. Detta innebär att du snabbt kan uppdatera dina kundkonton och börja rekonstruera dina inkomst- och kostnadsrapportering månad för månad.
Medan en lockbox inte utför någon funktion som ditt bokföringsteam inte kunde göra för dig, gör fördelarna med sparad tid, säkerhetskopieringskälla och förbättrad säkerhet ett lockbox-system till ett mycket attraktivt alternativ. Kolla med din bank idag och se vad de har att erbjuda i vägen för ett lockbox-program.